O que é um PMS para hotel?

Fevereiro 25, 2024 Laura Freire
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Um Sistema de Gestão de Propriedades ou Property Management System é um software concebido para gerir unidades hoteleiras, como hotéis, guest-houses ou mesmo alojamento local. Oferece um sistema informático centralizado para organizar, agendar e realizar funções e transações do dia-a-dia envolvidas nos negócios hoteleiros.

As soluções de PMS têm sido personalizadas para satisfazer as necessidades específicas da indústria hoteleira e aumentar a eficiência das operações. Ao permitir a manutenção de registos informáticos, os sistemas de gestão de propriedades aumentaram significativamente a facilidade de atualização e consulta de registos centralizados a partir de vários computadores e outros dispositivos.

Embarcar na jornada de selecionar o PMS perfeito para o seu hotel é crucial para alcançar alta eficiência, satisfação dos hóspedes e sucesso. Imagine um PMS para hotel como o coração da sua propriedade, armazenando todas as informações dos hóspedes e gerindo detalhes de check-in e check-out. Neste guia abrangente, começaremos com o básico desta tecnologia, discutiremos como pode beneficiar a sua propriedade e exploraremos aspectos mais complexos, como funcionalidades e complementos.

Como Posso Saber se Preciso de um PMS para Hotel?

Como fornecedor de alojamento, entendemos que as restrições orçamentais podem tornar tentador abster-se de investir num PMS. No entanto, embora gerir reservas numa folha de cálculo Excel possa parecer uma solução económica, gerir as suas reservas manualmente pode ser mais dispendioso devido ao tempo e às oportunidades perdidas.

Aqui estão 6 sinais que indicam de que é hora de investir num PMS:

 

1. Informações pouco detalhadas sobre o desempenho do seu hotel

Informações pouco detalhada ssobre o desempenho de um hotel podem levar a desafios na compreensão de métricas, identificação de áreas para melhoria e tomada de decisões informadas. Dados precisos e oportunos sobre taxas de ocupação, receita, satisfação do cliente e eficiência são cruciais para estratégias eficazes e resultados comerciais.

 

2. Lutar para manter as tarifas competitivas

Os hotéis podem ter dificuldades em manter preços competitivos devido a fatores de mercado e estratégias de preços ineficazes. Isso pode diminuir a rentabilidade e tornar mais difícil atrair hóspedes, especialmente em mercados sensíveis ao preço. Se este é o seu estado atual, pode abordar isso avaliando estratégias de preços, realizando pesquisas de mercado e utilizando modelos de preços dinâmicos considerando a procura, sazonalidade e tarifas dos concorrentes. Recomendamos o uso da nossa ferramenta de análise de concorrentes, RaccoonRev, para desenvolver uma estratégia de preços competitiva.

3. O Check-in e o check-out são manuais

O check-in e check-out manual nos hotéis significa ausência de automação – os funcionários lidam manualmente com tarefas como registar informações dos hóspedes, fornecer chaves e processar pagamentos. Isto pode ser demorado e gerar mais papéis. Com um PMS para check-in e check-out automatizados, os tempos de espera são reduzidos e a sua equipa pode oferecer um serviço personalizado. De forma simplificada, a automação ajuda-o a operar de forma eficiente e modernizar as suas operações.

 

4. As reservas não estão 100% automatizadas

Preocupado por perder chamadas de potenciais hóspedes quando está a atender outros clientes? Enquanto um motor de reservas é uma solução crucial para este problema, um PMS equipado com um documento de proposta de reserva oferece uma vantagem adicional. Automatizar o processo de reserva não só permite aceitar reservas online sem problemas, mas também liberta-o da sensação de perder chamadas que poderiam ser reservas. Isto alinha-se com as preferências dos viajantes modernos que procuram soluções rápidas e convenientes ao garantir uma reserva. Melhore a experiência do hóspede e a eficiência operacional com um PMS para hotel que oferece um processo de reserva rápido e sem complicações em 5 passos.

 

5. A comunicação com os hóspedes consome a maior parte do seu tempo

Está cansado de não ter acesso a dados históricos dos hóspedes para comunicação e ofertas personalizadas? O PMS da RoomRaccoon pode revolucionar a sua abordagem ao guardar perfis completos dos hóspedes, incluindo as suas preferências e tarifas preferenciais. Com esta informação, podem ser configurados emails automatizados para cada etapa da jornada do hóspede, desde a reserva até ao check-out e ainda após a estadia. Isto pode proporcionar aos hóspedes uma experiência única e personalizada, o que pode ajudar a maximizar a fidelização. Os seus hóspedes sentir-se-ão valorizados desde a chegada ao adaptar cada estadia às suas preferências individuais. Os viajantes modernos antecipam emails de confirmação automatizados, atualizações por mensagem de texto e serem informados de quaisquer desenvolvimentos durante a sua estadia. Aqui está o nosso modelo de email gratuito para hotéis para o ajudar a otimizar a comunicação com os hóspedes.

 

6. As operações estão dispersas

Hotéis que usam várias ferramentas separadas e operam de forma descentralizada podem encontrar dificuldades em eficiência, comunicação e operações diárias. O PMS da RoomRaccoon pode ajudar a centralizar as operações e melhorar a comunicação enquanto minimiza erros. Canais de comunicação claros, formação de pessoal e procedimentos operacionais padrão também podem contribuir para organizar as operações hoteleiras de forma mais eficaz. E é por isso que precisa de um sistema tudo-em-um que simplifique as operações diárias e o equipe com ferramentas avançadas de preços e upselling para aumentar a sua receita.

 

O Que É um PMS de Hotel Tudo-em-Um?

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Um PMS de Hotel Tudo-em-Um geralmente integra vários módulos para gerir de forma abrangente as operações hoteleiras, incluindo:

  • Um motor de reservas é uma aplicação de software que permite reservas online através de canais diretos, como o website de um hotel, páginas de redes sociais e meta-pesquisa. Devido à tendência crescente de reservar alojamento online, até mesmo pequenos hotéis devem reconhecer a importância de ter um motor de reservas online. Aqui está o nosso guia de motor de reservas que lhe mostrará como transformar o seu website numa fonte de reservas diretas.
  • Um gestor de canais ou channel manager, é uma ferramenta que o ajuda a gerir os vários sites de reservas (também conhecidos como agentes de viagens online ou OTAs) através dos quais a sua propriedade é vendida. Opera num “modelo de inventário agregado” para atualizar os seus quartos, tarifas e disponibilidade em múltiplos OTAs simultaneamente. Isso garante que o seu inventário esteja sempre atualizado e que não potencie overbookings, independentemente do local onde a reserva seja feita, seja diretamente no seu website, através de um website de reservas de terceiros ou no próprio hotel.
  • Um sistema de processamento de pagamentos de hotel: O PMS da RoomRaccoon possui uma solução de pagamento integrada, RaccoonPay. O RaccoonPay garante processamento de pagamento rápido e sem problemas através do motor de reservas, gestor de canais e também na sua receção. Pode visualizar toda a atividade de pagamento, pagamentos, reembolsos e transações de Cartão de Crédito Virtual (VCC).

 

Qual é a Diferença entre um PMS para Hotel e um Software de Receção?

Um software de receção, ou um sistema de receção, é essencialmente um PMS para hotel. O objetivo principal de um PMS é fornecer-lhe a tecnologia necessária para gerir as tarefas da receção de forma eficiente, daí o nome alternativo. Em resumo, tudo o que pode fazer na receção pode ser feito com um PMS.

No entanto, é importante notar que nem todos os softwares de receção e PMS são iguais. Uma solução de gestão de propriedades de hotel é assim chamada porque se destina a gerir todos os aspectos do seu hotel. Se uma ferramenta é referida apenas como um sistema de ‘receção’ e não como um ‘PMS’, pode faltar-lhe características cruciais encontradas nos modernos PMSs de hotel de alto desempenho.

Para evitar confusão, é útil conhecer outros sinónimos para PMS, como gestão de hotéis, software de gestão hoteleira, software para alojamento local e software de gestão de guest houses.

Ao procurar por um software de gestão hoteleira, pode deparar-se com termos como ‘software de B&B’ ou ‘software de hostel’. Embora estes termos se refiram geralmente a um PMS para hotel, algumas ferramentas podem ser especificamente concebidas para um determinado tipo de acomodação e podem não ser adequadas para outras; é importante verificar as capacidades do software e o grupo de utilizadores pretendido antes de tomar uma decisão de compra.

Quais São os Benefícios de Utilizar um PMS para Hotel?

Um PMS oferece vários benefícios, incluindo a otimização eficiente e a automação das operações da receção. Ele ajusta automaticamente as tarifas, analisa os preços dos concorrentes, oferece ferramentas de análise e relatórios, lembra as preferências dos clientes e lida com a comunicação com os hóspedes. Aqui estão mais benefícios de usar o PMS da RoomRaccoon:

  1. Poupe até 4 horas diárias: Automatize processos para poupar até quatro horas diárias, reduzir custos e otimizar tarefas.
  2. Desfrute de mais avaliações de 5 estrelas: Utilize ferramentas que se concentram no hóspede para proporcionar uma experiência de utilizador sem falhas e integrada, sem obstáculos.
  3. Valor vitalício do hóspede mais elevado: Incorporar características que estabelecem uma conexão personalizada com os hóspedes é importante para incentivar a fidelização.
  4. Conexão instantânea aos principais OTA’s, GDS e motores de busca: Gerir disponibilidade, tarifas e reservas para exibir os seus quartos em múltiplos canais de viagem e motores de busca.
  5. Aumento de receita: Durante a temporada de verão europeia de 2023, o RevPAR aumentou 20% devido à alta procura de viagens e às estratégias de preços de quartos aprimoradas, apesar das tarifas mais altas.

 

Que Funcionalidades Devo Procurar num PMS para Hotel?

Ao investir num PMS para hotel, procure uma gestão de receção que funcione na nuvem, tenha comunicação personalizada e capacidades de upselling. Se uma funcionalidade crucial estiver em falta, precisará de implementar um sistema separado, o que compromete a experiência de gestão hoteleira tudo-em-um.

Felizmente, a RoomRaccoon oferece uma solução abrangente que garante que tem todos os módulos essenciais. Agora, vamos aprofundar as que tornam o RoomRaccoon uma experiência de gestão hoteleira sem precedentes e sem problemas.

 

Gestão de receção

O seu PMS deve fornecer as ferramentas necessárias para organizar e gerir eficientemente o seu hotel. Para oferecer aos seus hóspedes um serviço excepcional desde a sua chegada até à partida, deve poder realizar as seguintes tarefas com facilidade:

  • Gerar faturas
  • Destacar-se na gestão de propriedades com os “Quartos Cinzentos” da RoomRaccoon. Venda e fature espaços extras como salas de conferências e estacionamento facilmente, e ganhe mais receita.
  • Fazer check-in e check-out dos hóspedes
  • Configurar a sua propriedade, incluindo categorias de quartos e planos de tarifas
  • Reorganizar reservas existentes e simplificar os check-ins do hotel e melhorar a experiência do hóspede com funcionalidades como lembretes agendados e perfis de reservas.
  • Acompanhar os hóspedes que regressam

 

Capacidades de upsell e cross-sell

Promova serviços adicionais aos clientes existentes e maximize a sua receita. Um bom PMS deve incluir software de upsell para que possa oferecer serviços adicionais, como check-out tardio, pequeno-almoço, pacotes de spa e aumentar o TrevPAR. Deve poder personalizar estes extras para satisfazer as necessidades de cada hóspede e adicionar itens de venda adicionais à sua reserva durante a sua estadia. Ao promover produtos e serviços relevantes, pode proporcionar uma melhor experiência aos seus hóspedes enquanto aumenta os seus lucros. 

 

Software que funciona na nuvem

Independentemente da sua localização ou do dispositivo que está a utilizar, o acesso ao seu sistema deve ser conveniente. Para facilitar isso, o sistema deve ser baseado na nuvem. Desta forma, pode monitorizar facilmente as suas reservas.Tudo o que precisa de fazer é levar consigo o seu smartphone ou tablet.

O software baseado na nuvem tem várias características-chave, incluindo:

  • Acessibilidade: Desde que tenha uma ligação à internet, pode aceder ao software a partir de qualquer dispositivo, tornando-o flexível e conveniente para os utilizadores.
  • Escalabilidade: As soluções baseadas na nuvem podem expandir ou reduzir rapidamente de acordo com as necessidades do utilizador, tornando-as uma escolha popular.
  • Atualizações Automáticas: Os fornecedores de serviços na nuvem lidam com as atualizações e manutenção, garantindo que os utilizadores possam sempre aceder às últimas funcionalidades e correções de segurança.
  • Colaboração: O software baseado na nuvem promove a colaboração entre os utilizadores, permitindo-lhes trabalhar juntos em tempo real, partilhar documentos e comunicar eficazmente.
  • Segurança de Dados: Os fornecedores de serviços na nuvem investem em medidas de segurança robustas para proteger os dados dos utilizadores, frequentemente incluindo criptografia, controlos de acesso e auditorias de segurança regulares.
  • Eficiência de Custo: O software baseado na nuvem muitas vezes opera num modelo de subscrição, eliminando a necessidade de custos iniciais de infraestrutura e permitindo aos utilizadores pagar apenas pelo que utilizam.

 

Funcionalidades para comunicação personalizada com o hóspede

Um Sistema de Gestão de Propriedades de alta qualidade pode fazer toda a diferença para que os seus hóspedes tenham a melhor estadia possível na sua propriedade. O PMS da RoomRaccoon inclui funcionalidades que permitem uma comunicação fácil e estruturada com os hóspedes durante toda a sua estadia. Eis como funciona:

  1. Confirmação de reserva: Assim que os seus hóspedes reservarem a sua estadia, o nosso PMS enviará automaticamente um email de confirmação. Isso confirma a sua reserva e informa-os de que estamos entusiasmados por tê-los como hóspedes.
  2. Informações pré-chegada: Nos dias que antecedem a chegada dos seus hóspedes, o PMS enviará um email com todas as informações de que necessitam para um check-in sem problemas. Aproveite a oportunidade para aumentar a expectativa para a sua estadia e oferecer serviços ou comodidades adicionais que possam interessá-los.
  3. Agradecimento pós-estadia: O PMS enviará um email de agradecimento após os seus hóspedes fazerem o check-out, pedindo feedback sobre a sua estadia e oferecendo códigos promocionais para reservas futuras ou referências. Ao oferecer códigos personalizados, os seus hóspedes sentir-se-ão valorizados e mais propensos a tornarem-se clientes fiéis. 

Cada propriedade é única, por isso deve personalizar estes emails para se alinharem com a imagem da sua marca. Com o nosso PMS, pode criar uma experiência consistente para o hóspede que mantém os hóspedes a regressar repetidamente.

Venda de Quartos com Agências de Viagens Online

Dois terços dos viajantes reservam as suas viagens online, por isso os hotéis precisam de uma experiência de reserva online perfeita e fácil de usar. Isso é ainda mais importante para os viajantes internacionais, que podem ter dificuldades em reservar com hotéis mais pequenos. Um PMS pode ajudar os proprietários de hotéis a colaborarem com OTAs internacionais, como Booking.com, Agoda e Expedia, para alcançar um público mais vasto e aumentar as reservas.

 

É Hora de Aumentar a Receita com o Nosso PMS para Hotel

Maximize a receita do seu hotel utilizando o RaccoonRev, a nossa ferramenta de gestão de receitas que o ajuda a vender os seus quartos estrategicamente e no momento certo a preços competitivos. Com o RaccoonRev, pode ajustar as tarifas dos seus quartos com regras automatizadas de gestão de rendimento baseadas em períodos de tempo, preços dos quartos, tarifas dos concorrentes e disponibilidade. Pode adaptar estas regras para aumentar o seu RevPAR (Receita por Quarto Disponível).

 

Otimize as Operações e Surpreenda os Hóspedes com o RoomRaccoon

Um software de receção otimiza e automatiza as operações diárias cruciais para a gestão de uma propriedade. O nosso gestor de canais gere a sua presença em websites de terceiros, permitindo-lhe atualizar todas as listagens com um único clique e ajustar automaticamente a disponibilidade para evitar sobre-reservas. Simples, intuitivo e otimizado, o PMS da RoomRaccoon faz todo o trabalho pesado por si. Eis um resumo do que nos torna a escolha líder para os hoteleiros independentes:

  • Pode poupar horas diárias ao automatizar tarefas como comunicação com os hóspedes, pagamentos, reservas e check-outs. Isso permite que a sua equipa vá mais além na prestação de uma experiência de 5 estrelas para os seus hóspedes.
  • Garanta experiências sem falhas desde a pesquisa inicial até ao check-out e torne cada ponto de contato com o hóspede uma experiência encantadora.
  • O nosso software de PMS também é concebido com ferramentas de geração de receitas, que podem ajudá-lo a gerir um negócio bem-sucedido numa indústria dinâmica com menos esforço.

Eleve as suas operações, surpreenda os hóspedes e crie experiências inesquecíveis com o sofware do RoomRaccoon.

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Laura Freire

Laura is a digital marketing consultant with over 7 years of experience in SaaS. Passionate about the ocean and tea, she thrives on helping businesses navigate the digital landscape and achieve their goals. When she's not crafting marketing campaigns or analyzing data, you can find her exploring the coastline or enjoying a cup of her favorite tea blend.

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