Conheça as 5 funcionalidades essenciais do sistema de gestão hoteleira

Escolher um bom sistema de gestão hoteleira seja para um hotel, guest-house, turismo rural ou alojamento local, não tem de ser uma missão impossível.

Em Portugal há alguma oferta empresas de software para hotéis, pelo que é importante analisar outros fatores que não só o preço, para que possa fazer uma escolha informada e adequada à sua unidade hoteleira. É exatamente o que vamos explicar neste artigo.

O que é um sistema de gestão hoteleira

Um sistema de gestão hoteleira é uma solução tecnológica que lhe permite automatizar alguns dos processos administrativos do seu hotel e em simultâneo melhorar a experiência do hóspede.

Ao contrário do que possa pensar, ter um bom sistema de gestão hoteleira não implica um investimento avultado ou que seja útil apenas para as grandes unidades hoteleiras. Atualmente a tecnologia está ao dispor de todo o tipo de alojamento e de orçamento.

Para que serve um sistema de gestão hoteleira

São várias as finalidades de um sistema de gestão hoteleira. Independentemente da dimensão do seu alojamento há algumas tarefas diárias e repetitivas que são comuns a todo o tipo de unidades hoteleiras e que podem ser automatizadas.

Um sistema de gestão hoteleira serve para:

• Gerir reservas: que chegam através dos vários canais online onde o seu hotel estiver presente. Quer seja na Booking.com, AirBnB, Expedia ou mesmo no seu próprio website, um sistema de gestão hoteleira permite-lhe gerir as suas reservas de uma forma automática e centralizar toda a informação de forma segura num só lugar.
• Gerir a disponibilidade: por cada reserva efetuada num dos seus canais online, a disponibilidade é atualizada em tempo real em todas as plataformas de reserva evitando overbookings.
• Gerir preços ou tarifas: ter o seu alojamento visível em mais plataformas de reserva online implica fazer uma gestão dos preços localmente. O PMS, integrado com o sistema de gestão hoteleira, permite-lhe gerir os preços em todos os canais online a partir de um só lugar.
• Alocar os quartos: uma vez que as reservas dos hóspedes ficam em sistema, tem agora acesso às preferências diretamente. Pode assim fazer uma alocação de quartos mais eficiente e evitar ficar com quartos por vender.
• Melhorar a comunicação hóspede/hotel: com um sistema de gestão hoteleira pode automatizar e personalizar os e-mails de confirmação de reserva ou permitir ao hóspede efetuar o online check-in ainda antes da chegada.
• Aceder a relatórios e receita em tempo real: obter relatórios de ocupação, receita gerada ou REVpar torna-se mais prático uma vez que todas estas informações estão centralizadas em sistema.

Tipos de sistema de gestão hoteleira

Há vários tipos de softwares de gestão hoteleira e, dependendo do que realmente precisa, pode optar por soluções mais robustas (com mais integrações) ou mais simples.

Channel Manager

O Channel Manager serve essencialmente para automatizar a gestão da disponibilidade do seu hotel ou alojamento local nas várias plataformas de reserva online.

A principal vantagem de utilizar Channel Manager é poder aumentar a visibilidade da sua unidade hoteleira sem ter de gerir a disponibilidade e preços manualmente.

Motor de Reservas

Um Motor de Reservas é uma ferramenta implementada no seu website, com o qual pode receber reservas diretas, sem ter de pagar comissões a intermediários (OTAs). É especialmente útil para tornar mais rápido o processo de reserva, uma vez que o potencial hóspede pode ver quais os quartos disponíveis em tempo real, concluir a reserva e efetuar o pagamento sem ter de sair do seu website.  

PMS

O PMS é um software que o ajuda a gerir tudo o que acontece no seu hotel, alojamento local ou guest house, de uma forma mais automatizada. Desde gestão das reservas, alterações de preços, comunicação com os hóspedes, faturação ou até mesmo o envio de dados para SEF e INE, com o PMS torna-se muito mais fácil.

Website builder

Ter um website próprio permite-lhe ter controlo total sobre a primeira impressão que os potenciais têm do seu hotel. O website builder é um software que lhe permite criar um website com aspeto profissional, sem ter precisar de ter grandes conhecimentos técnicos ou uma equipa de programadores. Tudo o que precisa é de um nome e um domínio.

Software de faturação

O software de faturação não só lhe permite emitir faturas com apenas alguns cliques, como também obter facilmente o ficheiro SAF-T todos os meses. Aceder a relatórios de disponibilidade, REVpar ou de tarifas médias por tipologia de quarto em períodos específicos, são algumas funcionalidades.

Ao optar por um sistema de gestão hoteleira mais robusto, pode ter as ferramentas acima mencionadas totalmente integradas, a partir de um único login.

Como escolher o sistema de gestão hoteleira

A escolha do software mais adequado passa por identificar corretamente as suas necessidades de acordo com a dimensão da sua unidade hoteleira, de forma a tirar o melhor partido das funcionalidades disponíveis.

Há muitas empresas de tecnologia para hotéis no mercado pelo que é importante efetuar alguma pesquisa. Estes são alguns critérios que deve ter em conta na sua análise:

• Integrações: consulte o website das várias empresas fornecedoras de sistema de gestão para hotéis e verifique se têm integrações disponíveis com outros sistemas (PMS, Channel Manager, Motor de Reservas, etc) ou se são menos robustos.

• Preço: ao analisar as propostas ou pedidos de orçamento, confirme se há a possibilidade de apenas pagar proporcionalmente ao número de quartos que tem o seu hotel.

• Taxas adicionais: além do plano mensal ou anual, alguns sistemas de gestão hoteleira implicam uma taxa adicional por reserva recebida ou têm um limite de operações mensais. Verifique qual a opção mais compensatória tendo as funcionalidades que mais irá utilizar.

• Equipamento adicional: alguns sistemas de gestão hoteleira podem requerer algum equipamento adicional caso não estejam disponíveis na cloud (online). Se não encontrar esta informação, pergunte se é necessário algum tipo de equipamento que suporte a tecnologia do sistema de gestão hoteleira que vai contratar ou se pode utilizar os equipamentos que já utiliza no seu dia-a-dia.

• Assistência e suporte: caso precise de esclarecer alguma dúvida ou questão com o funcionamento do sistema de gestão hoteleira, confirme que o pode fazer no seu idioma ou se a empresa tem algum escritório em Portugal.

• Referências e reviews: ao consultar o website dos fornecedores de soluções tecnológicas para hotéis, aproveite para verificar que outros alojamentos contrataram o respetivo sistema de gestão hoteleira e se deixaram reviews ou referências.

• Demonstração gratuita: poder experimentar gratuitamente o sistema de gestão hoteleira é algo que algumas empresas permitem. Geralmente é necessário que crie uma conta e tem entre 15 a 30 dias para testar algumas das funcionalidades.

5 funcionalidades atuais de um sistema de gestão hoteleira

Além de facilitar as tarefas do dia-a-dia, seja para a equipa da receção ou para o gestor hoteleiro, algumas funcionalidades permitem-lhe melhorar a experiência geral do hóspede logo desde o momento da reserva.

Estas são as 5 funcionalidades que o seu sistema de gestão hoteleira deve ter:

Cloud based

Atualmente, ter um sistema de gestão hoteleira totalmente online, ou seja, na cloud, é a opção mais inteligente. Não é necessário comprar equipamentos adicionais para instalar o software uma vez que ele funciona no browser. Por estar na cloud, apenas precisa de acesso à internet para poder aceder de onde quiser, quando quiser e ainda em simultâneo com outros colaboradores.

Online check-in

O online check-in é especialmente útil para o hóspede, uma vez que pode preencher todos os dados necessários (como por exemplo, o bilhete de identidade/passaporte, hora estimada de chegada, preferências, etc) ainda antes da chegada. Quando o hóspede chegar ao seu alojamento, o processo de check-in é mais rápido, visto que todos os detalhes preenchidos pelo hóspede já se encontram em sistema. Apenas precisa de verificar que tudo está certo para motivos do SEF.

PMS integrado com Channel Manager 

As integrações são uma componente importante num sistema de gestão hoteleira. Contudo, há umas mais imprescindíveis que outras. Para qualquer tipo de unidade hoteleira, haver uma integração com um Channel Manager é especialmente útil para garantir que a disponibilidade dos seus quartos está sempre atualizada em plataformas de reserva como a Booking.com, Expedia, AirBnB, entre outros, evitando o risco de overbooking ou que, em caso de um cancelamento, fique com quartos por vender.

Integração com Motor de Reservas

No caso de ter um website próprio, poder integrar integrar um Motor de Reservas é excelente para poder receber mais reservas diretas. Além de proporcionar ao potencial hóspede um processo de reserva mais rápido, a integração com o sistema de gestão hoteleira faz com que os detalhes do hóspede fiquem logo em sistema, a disponibilidade imediatamente atualizada e ainda configurar o e-mail de confirmação da reserva para ser enviado automaticamente.

Integração com o INE/SEF

Em Portugal, o Instituto Nacional de Estatística (INE) recolhe os dados relativos ao alojamento turístico através de um inquérito. A resposta a este inquérito é obrigatória e a não resposta pode levar a aplicação de sanções ou multas. Com uma integração através do seu sistema de gestão hoteleira, é possível recolher todos os dados necessários para resposta aos inquéritos e enviar para a plataforma WebInq através de um ficheiro XML. O proprietário ou gestor hoteleiro recebe todos os meses a confirmação de entrega das informações solicitadas.

Algo semelhante acontece com o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF), que tem de ter conhecimento de todos os cidadãos estrangeiros que pernoitem em unidades de alojamento em Portugal, assim como as datas de check-in e check-out.  A integração com o SIBA SEF, não só lhe permite evitar erros de digitação manual, como ainda garantir que os relatórios são enviados a tempo e horas.

As vantagens de utilizar um sistema de gestão hoteleira

Contratar um sistema de gestão hoteleira pode parecer escusado ao início, sobretudo se até agora optou por uma gestão manual. No entanto, são muitas as vantagens se pensar numa ótica de eficiência do trabalho diário.

Poder ter várias ferramentas (como o PMS, Channel Manager ou Motor de Reservas) integradas num único sistema, faz com que possa automatizar grande parte das operações diárias e não ter de depender de múltiplos fornecedores.

Com um sistema de gestão hoteleira online, ou seja, na cloud, pode aceder às suas reservas a partir de qualquer dispositivo e em qualquer lugar, o que pode ser particularmente útil caso tenha de se deslocar para efetuar o check-in ou check-out dos hóspedes.

Experimentar grátis um sistema de gestão hoteleira

Depois de analisar todas as opções que lhe parecem viáveis e antes de assumir um compromisso com o fornecedor, o ideal é experimentar e ver por si mesmo quão fácil é utilizar o sistema de gestão hoteleira em questão.

Na RoomRaccoon, achamos que este primeiro contacto com o software é essencial, uma vez que, dependendo das necessidades de cada unidade hoteleira, podem ser necessárias mais ou menos integrações. É por isso que possibilitamos uma demonstração gratuita sem qualquer compromisso.

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