SIBA (antigo SEF): como enviar boletins de alojamento

Em Portugal, os hotéis, hostels, casas de hóspedes, empreendimentos turísticos, alojamentos locais e outras entidades que disponibilizem alojamento temporário pago devem comunicar a entrada e a saída de hóspedes estrangeiros através do SIBA. O prazo legal é de três dias úteis para cada momento: a entrada e a saída.

A expressão “SIBA SEF” continua a ser muito utilizada, mas o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras foi extinto em 2023. Atualmente, o registo dos estabelecimentos e a comunicação eletrónica dos Boletins de Alojamento são efetuados no SIBA, no âmbito da Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros (UCFE), integrada no Sistema de Segurança Interna.

Um envio automático pode reduzir trabalho administrativo e erros de transcrição, mas exige uma configuração correta, dados completos e controlo dos comprovativos. Neste guia explicamos quem tem de comunicar, que dados são necessários, como funciona o Portal SIBA e como a RoomRaccoon automatiza este processo.

O que é o SIBA e qual é a relação com o antigo SEF?

O SIBA é o Sistema de Informação de Boletins de Alojamento. É a plataforma oficial utilizada para comunicar às autoridades portuguesas o alojamento e a saída de cidadãos estrangeiros.

O termo “SIBA SEF” é uma designação antiga. Após a extinção do SEF, o SIBA passou a funcionar no domínio do Sistema de Segurança Interna e o registo dos estabelecimentos é feito junto da UCFE. A AIMA assumiu várias competências administrativas relacionadas com migração e asilo, mas não é o portal onde os alojamentos submetem os Boletins de Alojamento.

Quem procura o login do SIBA deve utilizar a Área Reservada oficial do Portal SIBA. O antigo endereço associado ao SEF já não deve ser usado.

Para os estabelecimentos com a tipologia de alojamento local, o número do Registo Nacional de Alojamento Local (RNAL) deve constar do registo no SIBA.

Quem tem de comunicar hóspedes ao SIBA?

A obrigação aplica-se a quem disponibiliza alojamento temporário e remunerado a cidadãos estrangeiros. Isto inclui, entre outros:

• hotéis e outros empreendimentos turísticos;
• hostels, casas de hóspedes e unidades de turismo rural;
• apartamentos, moradias e quartos explorados como alojamento local;
• gestores de propriedades que operam unidades em nome de terceiros;
• outras pessoas ou entidades que disponibilizem alojamento temporário pago com datas definidas de entrada e saída.

A regra abrange todos os hóspedes de nacionalidade estrangeira, incluindo cidadãos de outros Estados-Membros da União Europeia. Os hóspedes de nacionalidade portuguesa não são comunicados através do SIBA.

O canal da reserva não altera a obrigação. Uma estadia reservada através da Airbnb, Booking.com, Expedia, de um software para alojamento local ou diretamente com a propriedade continua a ter de ser comunicada pela entidade responsável pelo alojamento.

Os contratos de arrendamento habitacional de longa duração destinados a residência permanente não seguem este regime. Já um alojamento temporário, sazonal ou mobilado, com entrada e saída definidas, pode ficar abrangido mesmo que não seja comercializado como uma estadia turística convencional.

O que é um Boletim de Alojamento?

O Boletim de Alojamento, também designado por BA, é o registo utilizado para comunicar a estadia de um cidadão estrangeiro. Não é apenas um formulário em papel ou um ficheiro enviado ao hóspede: é a informação oficial transmitida eletronicamente através do SIBA.

Os dados podem ser recolhidos antes da chegada através de um formulário digital ou durante o check-in. Independentemente do método de recolha, a propriedade deve verificar a informação antes da comunicação.

De acordo com as instruções técnicas do SIBA, os campos obrigatórios são:

• nome completo;
• nacionalidade;
• data de nascimento;
• número do documento de identificação;
• tipo de documento;
• país emissor do documento;
• país de residência;
• data de check-in;
• data de check-out.

O local de nascimento e o local de residência são campos opcionais no SIBA. O modelo legal do Boletim de Alojamento e as regras de comunicação constam da Portaria n.º 415/2008, na redação em vigor.

Qual é o prazo para enviar os Boletins de Alojamento?

O alojamento e a saída de cada hóspede estrangeiro devem ser comunicados no prazo de três dias úteis. O prazo conta-se por dias inteiros a partir da data de entrada ou da respetiva saída, independentemente da hora a que o registo foi efetuado.

É necessário comunicar os dois momentos. Enviar apenas a entrada não substitui a posterior comunicação da saída.

A Lei n.º 23/2007, na redação consolidada, prevê coimas entre 100 € e 2.000 € pela omissão de registos ou boletins, em função do número de cidadãos ou boletins em falta. As circunstâncias concretas da infração influenciam o processo, pelo que o alojamento não deve tratar o prazo como uma margem operacional.

Como registar um alojamento no Portal SIBA?

Antes de enviar boletins, cada unidade tem de estar registada no SIBA. O processo pode ser iniciado na Área Reservada, através da opção de inscrição de uma nova unidade hoteleira ou similar.

1. Preencha os dados fiscais, a identificação da entidade exploradora, a tipologia, a atividade e os contactos da unidade.
2. Registe cada unidade separadamente. Quando várias propriedades usam o mesmo NIF, o número de estabelecimento permite distingui-las.
3. Se a tipologia for alojamento local, introduza o número RNAL correto.
4. Escolha o modo de envio que será utilizado: inserção no portal, carregamento de ficheiros ou web service.
5. Aguarde a validação e os dados de ativação enviados para o endereço de correio eletrónico indicado no registo.

Se a unidade já esteve registada, não deve criar uma inscrição duplicada. Os dados de ativação anteriores mantêm-se válidos. Em caso de perda da chave, alteração do modo de envio ou mudança de dados que não possam ser atualizados no portal, contacte o apoio do SIBA através de [email protected].

Como enviar Boletins de Alojamento para o SIBA?

A UCFE disponibiliza três modos de envio eletrónico. A escolha depende do volume de hóspedes e do software utilizado pela propriedade.

1. Inserção manual no Portal SIBA

A propriedade introduz os dados de cada hóspede diretamente na Área Reservada. Esta opção pode ser suficiente para unidades com poucas estadias internacionais, mas exige trabalho repetido e aumenta o risco de atrasos ou erros de transcrição.

2. Carregamento de ficheiros

Um software de gestão gera um ficheiro de texto com a extensão DAT e a propriedade carrega-o na Área Reservada. Evita preencher todos os campos um a um, mas continua a exigir uma ação manual no portal.

3. Envio por web service

Uma aplicação de gestão hoteleira comunica diretamente com o SIBA através de um ficheiro XML no formato definido pelas autoridades. É o modo indicado para automatizar o envio e reduzir a duplicação de tarefas.

O SIBA explica os formatos e parâmetros na página oficial sobre modos de envio dos Boletins de Alojamento. A simples escolha da opção “web service” não conclui a integração: o software também tem de ser compatível e estar configurado para a unidade correta.

Como preparar o alojamento para o envio automático?

Uma automatização fiável começa antes do primeiro boletim. Utilize esta sequência:

1. Confirme se cada propriedade está registada no SIBA com o NIF, o número de estabelecimento e, quando aplicável, o RNAL corretos.
2. Selecione o modo de envio por web service. Se a unidade utiliza atualmente outro método, solicite a alteração ao apoio do SIBA.
3. Configure a integração no seu PMS para hotel com os dados da propriedade correta.
4. Defina todos os campos obrigatórios no processo de reserva ou de check-in online.
5. Teste uma entrada e uma saída antes de depender do fluxo em produção.
6. Atribua a um membro da equipa a responsabilidade de verificar falhas, dados incompletos e comprovativos.

Se o acesso à internet, o equipamento ou o software impedir o envio, as instruções oficiais determinam que a unidade informe a UCFE através de [email protected] e efetue a comunicação eletrónica logo que possível.

Como funciona a integração da RoomRaccoon com o SIBA?

A RoomRaccoon liga-se ao SIBA através do web service. Quando a integração está configurada, o envio pode ser automatizado, desde que o perfil do hóspede contenha os dados obrigatórios e a equipa atualize corretamente o estado da reserva.

O fluxo funciona da seguinte forma:

1. O hóspede recebe o pedido de check-in online e preenche os dados antes da chegada.
2. A equipa verifica a identidade, corrige eventuais erros e completa os campos em falta.
3. Quando o hóspede chega fisicamente, a reserva é marcada como “Checked-in” no RoomRaccoon.
4. Com os dados completos, a entrada é submetida automaticamente ao SIBA.
5. Na partida, a reserva é marcada como “Checked-out”.
6. A saída é então comunicada automaticamente.

O check-in online, por si só, não desencadeia o envio. Mesmo que o hóspede apareça como “online checked-in”, a propriedade tem de confirmar a chegada através do estado “Checked-in” e, mais tarde, confirmar a saída. Esta etapa evita comunicar como presente um hóspede que preencheu os dados, mas não chegou à propriedade.

Para acelerar o preenchimento e reduzir erros de transcrição, a propriedade também pode avaliar um leitor digital de documentos de identificação. Os dados continuam a ter de ser confirmados antes do envio.

Quais são as vantagens e os limites da automatização?

A integração entre o PMS e o SIBA pode melhorar o processo em vários pontos:

• reduz a introdução repetida dos mesmos dados;
• diminui erros de transcrição;
• facilita o cumprimento dos prazos em períodos de maior ocupação;
• centraliza os dados da reserva, do check-in e da saída;
• liberta a equipa para tarefas relacionadas com o serviço ao hóspede.

No entanto, a automatização não transfere a responsabilidade legal para o fornecedor do software. Dados incompletos, um estado de reserva incorreto, uma falha de ligação ou um boletim rejeitado podem impedir a comunicação. A propriedade deve manter um procedimento de controlo e acompanhar os comprovativos.

Como confirmar que os boletins foram recebidos?

Depois do envio, confirme se foi gerado o ofício comprovativo. Este documento pode ser consultado na Área Reservada do SIBA, em “Entrega de Boletins” e “Consulta de Ofícios Emitidos”. Se o comprovativo não existir, não presuma que o boletim foi recebido.

Os ofícios ficam armazenados no SIBA e não têm de ser impressos. Ainda assim, a equipa deve saber onde os consultar e como atuar perante uma rejeição ou ausência de confirmação. As perguntas técnicas oficiais do SIBA explicam os modos de envio, os dados obrigatórios e a consulta dos ofícios.

Como proteger os dados pessoais dos hóspedes?

Os Boletins de Alojamento contêm dados pessoais que exigem proteção. A comunicação assenta numa obrigação legal, mas isso não elimina os deveres de transparência, segurança, exatidão e minimização dos dados.

• Informe o hóspede, através da política de privacidade, sobre a finalidade legal da recolha.
• Recolha apenas os dados necessários para a finalidade aplicável.
• Limite o acesso aos colaboradores que precisam de tratar o check-in e a conformidade.
• Evite enviar cópias de documentos através de canais inseguros.
• Corrija dados inexatos antes da submissão.
• Defina prazos de conservação e eliminação de acordo com as obrigações legais e a política de privacidade da propriedade.

A informação de proteção de dados do SIBA identifica a UCFE como responsável pelo tratamento dos dados nos Boletins de Alojamento.

Checklist para gerir o SIBA sem falhas

• Confirme o registo, o RNAL e o modo de envio de cada propriedade.
• Recolha os dados obrigatórios antes da chegada sempre que possível.
• Verifique a informação com o documento apresentado pelo hóspede.
• Marque a reserva como “Checked-in” apenas quando a chegada estiver confirmada.
• Corrija imediatamente os boletins com dados em falta ou rejeitados.
• Marque a reserva como “Checked-out” no momento adequado.
• Confirme regularmente os ofícios emitidos no Portal SIBA.
• Mantenha um procedimento alternativo para falhas de internet ou de software.

Perguntas frequentes sobre o SIBA e os Boletins de Alojamento

O SIBA pertence ao SEF ou à AIMA?

Não. O SEF foi extinto em 2023 e “SIBA SEF” é uma designação antiga. O Portal SIBA funciona atualmente no âmbito do Sistema de Segurança Interna e o registo dos estabelecimentos é feito junto da UCFE. A AIMA não é o portal de submissão dos Boletins de Alojamento.

Onde fica o login oficial do SIBA?

O acesso é feito em siba.ssi.gov.pt, através da Área Reservada. Evite tutoriais que ainda apontem para o antigo domínio siba.sef.pt.

É necessário comunicar cidadãos da União Europeia?

Sim. A obrigação abrange cidadãos estrangeiros, incluindo nacionais de outros Estados-Membros da União Europeia.

Os hóspedes portugueses também são comunicados ao SIBA?

Não. Os hóspedes com nacionalidade portuguesa não são incluídos nos Boletins de Alojamento do SIBA.

A Airbnb ou a Booking.com enviam os dados ao SIBA?

Uma reserva recebida através de uma OTA não elimina a obrigação do alojamento. A entidade exploradora deve garantir que os dados são recolhidos e comunicados, diretamente ou através de um software configurado para esse efeito.

É obrigatório entregar um boletim em papel ao hóspede?

Não. Um formulário em papel pode ser usado para recolher informação, mas o envio oficial é eletrónico. A propriedade pode recolher os dados através de um formulário digital, do check-in online ou no momento da chegada.

O check-in online envia automaticamente o boletim no RoomRaccoon?

Não por si só. O check-in online recolhe os dados, mas a reserva tem de ser marcada como “Checked-in” para comunicar a entrada e como “Checked-out” para comunicar a saída. Os campos obrigatórios também têm de estar completos.

Como sei se o SIBA recebeu o boletim?

Consulte o ofício comprovativo na Área Reservada, em “Consulta de Ofícios Emitidos”. A ausência do ofício deve ser investigada; não considere o envio concluído apenas porque os dados saíram do PMS.

O que fazer se o Portal SIBA ou o software estiver indisponível?

Informe a UCFE através de [email protected], explique o impedimento e efetue a comunicação eletrónica logo que o problema esteja resolvido. Mantenha registo da ocorrência e das ações tomadas.

Automatize o SIBA sem perder o controlo

Um processo sólido combina quatro elementos: recolha antecipada, validação humana, envio automático e verificação do comprovativo. Assim, a automatização reduz tarefas repetitivas sem criar uma falsa sensação de conformidade.

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Este artigo tem caráter informativo e não substitui aconselhamento jurídico. Consulte sempre o Portal SIBA e a legislação em vigor para confirmar requisitos aplicáveis à sua unidade.