Conheça as vantagens do online check-in para o seu hotel

A digitalização de processos hoteleiros, tais como as reservas, pagamentos ou o check-in não surgiram agora. Há já alguns anos que hotéis um pouco por todo o mundo têm vindo a utilizar a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e manuais, que vêm resolver problemas diários e aumentar a satisfação dos hóspedes.

O online check-in para hotéis é uma dessas funcionalidades. Já ouviu falar desta ferramenta mas não sabe ao certo como funciona? Então este artigo é para si. Explicamos em seguida no que consiste, como utilizar e as principais vantagens, tanto para si como para o hóspede.

O que é o online check-in para hotel?

À semelhança do que têm as companhias aéreas, o online check-in pode aplicar-se também ao seu hotel. O online check-in para hotel consiste na digitalização do processo de check-in tradicional, na medida em que alguns dados pessoais que o hóspede preenche à chegada presencialmente, passam a ser preenchidos ainda antes do check-in, via formulário digital. Este formulário é enviado para o hóspede automaticamente através do sistema de gestão de hotel, para que o possa preencher com o dados necessários ainda antes da chegada. O hóspede recebe este formulário via e-mail e pode aceder através de um computador, smartphone ou mesmo num tablet.

Como funciona o online check-in para hotel RoomRaccoon?

O formulário para check-in no hotel que se entrega ao hóspede no momento da chegada, com campos como:  Nome, Passaporte, Morada, Contacto Telefónico, E-mail ou mesmo informações de como chegar, pode agora ser personalizado via digital.

O software de gestão hoteleira RoomRaccoon, permite-lhe colocar no formulário apenas campos relevantes, uma vez que alguns já se encontram preenchidos desde o momento da reserva (Nome, Data de Check-in, Check-out), evitando que o hóspede perca tempo a preencher estes dados novamente. Neste formulário, pode adicionar novos campos que o ajudam a oferecer uma estadia ao hóspede ainda mais personalizada, como por exemplo, saber a hora estimada de chegada para ter tudo preparado, enviar um link com a localização via Google Maps para que o hóspede obtenha direções ou se será necessário algum lugar de estacionamento.

Ao contrário de outros softwares que têm restrições de envio a um nº específico de dias antes da chegada, o formulário do RoomRaccoon é configurado por si para ser enviado de acordo com o timing que preferir: 1 dia, 2 semanas ou até 3 dias antes da chegada. A escolha é sempre sua.

Após o hóspede receber o formulário, deverá preenchê-lo digitalmente e enviar para o hotel logo que possível. Uma vez preenchido, os dados entram diretamente no PMS Software RoomRaccoon, sem necessidade de inserção manual.

Para efeitos de SEF, como o software RoomRaccoon tem uma integração com o SEF, apenas precisa de garantir que os dados dos seus hóspedes estão no sistema, para que sejam enviados automaticamente via SIBA SEF.

Como escolher o sistema de online check-in para o seu hotel?

O software de online check-in pode estar incluído no seu software de gestão hoteleira ou ser um complemento adicional, pago à parte. Se o seu sistema de gestão hoteleira não inclui online check-in, questione o seu fornecedor ou analise as opções existentes no mercado.

Um bom programa permite-lhe ter alguma liberdade ao configurar o formulário de pré check-in que é enviado ao hóspede. Opte por um sistema que esteja integrado com o software de gestão de reservas e com o PMS, para que tudo seja o mais automatizado possível.

Oferecer uma melhor experiência aos seus hóspedes deve estar sempre no topo das suas prioridades. Na RoomRaccoon, a funcionalidade de online check-in está incluída em todos os planos. Sem comissões ou taxas adicionais. Na era digital em que vivemos e independentemente da dimensão da sua unidade hoteleira, possibilitar aos hóspedes um check-in via digital torna-se essencial.

Principais vantagens do online check-in para hotel

O online check-in não torna o contacto com o hóspede mais impessoal, a não ser que opte por um check-in automático em máquinas designadas para o efeito, como vemos nos aeroportos.

Se na sua unidade hoteleira o check-in é efetuado numa receção, o hóspede tem sempre o contacto humano com a equipa de front office, que agora tem mais tempo para responder a sugestões para jantar, marcar tratamentos no SPA ou simplesmente esclarecer dúvidas. Mas não é a única vantagem. Conheça as restantes:

1. Reduzir as filas de espera na receção: uma vez que o processo de check-in se torna menos burocrático, o tempo de espera diminui, sobretudo em época alta.
2. Melhorar a qualidade do atendimento: ao não ter de se preocupar com tarefas administrativas no momento do check-in, a equipa de front-office tem mais tempo para oferecer um atendimento personalizado e assim gerar mais empatia com os hóspedes, o que se reflete na satisfação geral.
3. Poupança de recursos: uma vez que os dados dos hóspedes ficam automaticamente preenchidos em sistema, deixam de ser necessários os formulários em papel, o que se traduz numa poupança de recursos a longo prazo.
4. Maior segurança dos detalhes pessoais dos hóspedes: o sistema de gestão hoteleira do RoomRaccoon funciona totalmente na cloud. Isto significa que os dados dos seus hóspedes são armazenados logo que preenchidos pelo hóspede, reduzindo-se a possibilidade de perda de informação de documentos em papel.
5. Integração com o SEF: o RoomRaccoon está integrado com o SEF, pelo que não precisa de se preocupar em fazer o envio das informações dos hóspedes via SIBA SEF. Deixe isso connosco.
6. Fator diferenciador: o check-in online para hotéis é um fator diferenciador que impacta diretamente a satisfação do hóspede ainda antes da chegada. Nem todas as unidades de alojamento oferecem esta possibilidade aos hóspedes, pelo que se torna numa excelente forma de se destacar da concorrência.
7. Oportunidade para Upselling: alguns hóspedes desconhecem os serviços oferecidos pelo hotel até ao momento da chegada. Agora, com o online check-in pode sugerir aos seus hóspedes a reserva de um transfer, uma massagem no SPA ou reserva do jantar no restaurante, com a ferramenta integrada RaccoonUpsell.

Preciso mesmo de adotar o check-in online no meu hotel?

O check-in online não é obrigatório, no entanto, torna-se um fator diferenciador no conforto dos hóspedes. Chegar de viagem e não ter de assinar papéis, preencher informações pessoais e poder ir diretamente para o quarto aproveitar a estadia, é o que a maior parte dos hóspedes prefere.

Ao contrário do que possa pensar, apostar num check-in online não representa um grande investimento financeiro. Se já tem o RoomRaccoon, esta funcionalidade é completamente gratuita no Premium Package, que inclui já todas as ferramentas essenciais para uma gestão eficiente da sua unidade hoteleira. Caso prefira o plano PRO, pode tirar partido da funcionalidade RaccoonUpsell já no check-in online, para poder gerar receita adicional. Sugerir ao hóspede um quarto com vista mar ou vista jardim, agendar um transfer de chegada ou ainda marcar a mesa no restaurante para jantar, são apenas algumas das opções.

Além de lhe permitir um atendimento mais personalizado, está também a reduzir os impressos em papel, uma vez que o hóspede preenche o formulário digital através do seu próprio smartphone, computador ou tablet.  Estes dados entram diretamente no software de gestão hoteleira, que  por sua vez, está integrado com o SEF. Com o check-in online do RoomRaccoon não só há menos erros de digitação manual, como também uma maior poupança tempo com burocracias.

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