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5 Maneiras em Como um Software de Gestão de Hotéis Contribui para o Sucesso do seu Hotel

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Um software de gestão hoteleira é um sistema informático centralizado que facilita a gestão de um negócio hoteleiro. Algumas das funções que pode incluir são por exemplo gerir reservas de quartos, efetuar o check-in e check-out de hóspedes, controlar o estado de limpeza dos quartos, gerir preços e processar pagamentos.

O software avançado de gestão de hotéis permite receber reservas de diferentes canais, através de agências de viagens online (OTAs) e de outros sistemas de distribuição global. Também têm funções de gestão de disponibilidade e gestão de receitas. Continue a ler lendo para conhecer 5 maneiras pelas quais o software de gestão hoteleira pode ajudar o seu negócio a ter mais sucesso.

 

1. Melhorar a Produtividade

A principal razão pela qual muitas empresas hoteleiras investem em software de gestão hoteleira é o seu efeito na produtividade. O software certo pode ajudar a automatizar a maioria das suas operações diárias, poupando muito tempo e dinheiro. Segundo um relatório da Forbes automação ajuda as empresas a poupar entre 40% a 75% em custos operacionais.

Sem um PMS, uma tarefa como fazer o check-in de um hóspede pode levar mais de 15 minutos. Os hotéis com PMS efetuam os check-ins e check-outs em menos de cinco minutos. Outras tarefas como a gestão da disponibilidade, faturação e gestão de receitas, também são muito menos complexas se tiver um software de gestão hoteleira.

 

2. Melhorar a precisão dos dados

Outro benefício do software de gestão hoteleira é que pode melhorar a precisão da sua faturação e emissão de relatórios. O sistema permite que qualquer funcionário do seu hotel atribua as despesas no quarto de um cliente assim que consumir um produto ou usufruir de um serviço. Sempre que um hóspede quiser fazer o check-out, o rececionista só precisa de aceder à conta do cliente e imprimir. 

Se o hotel operar com um sistema manual, os check-outs inesperados podem demorar. Isto quem estiver na receção terá de telefonar para cada departamento para confirmar se há alguma fatura não atribuída ao quarto em questão.

Com um PMS, ainda existem algumas verificações que os membros da equipa devem seguir para garantir que os hóspedes recebem a conta correta. Mas são muito simples quando comparados com sistema manual de faturação e de emissão de relatórios.

O software de gestão hoteleira armazena todos os dados do seu alojamento num local seguro. Isto permite que colaboradores de diferentes departamentos acedam aos dados de outros departamentos sempre que necessário. Por exemplo, um rececionista não precisa de ligar para o serviço de limpeza para averiguar quais quartos que estão limpos. As informações estão logo no sistema.

Todos os dados que estão no sistema são mantidos na nuvem com cópias de segurança. Se um computador no hotel deixar de funcionar, pode aceder a qualquer informação uma vez que tudo está disponível na nuvem. Os hotéis sem PMS podem perder muitos dados se um computador subitamente avariar e se todos os dados estiverem guardados localmente. 

Além disso, se um hotel armazena ficheiros de forma manual, alguém pode roubar ou perder esses ficheiros. Um desastre natural como um incêndio ou inundação também podem danificar todos os dados armazenados localmente.

 

3. Revenue Management

O software de gestão hoteleira pode ajudar a otimizar as suas reservas para que sempre receba o máximo de reservas possível. O software pode usar um histórico de dados para estabelecer o número certo de reservas de que precisa, para garantir que o seu alojamento esteja sempre cheio─ mesmo com cancelamentos.

Alguns sistemas podem inclusive dar algumas dicas sobre qual o melhor preço a ser cobrado por um quarto com base na procura e disponibilidade de quartos. Os sistemas de gestão de receitas podem até ajudar outros departamentos a maximizar as suas receitas. Por exemplo, o software pode orientar o chef e o diretor de F&B sobre quais os pratos que devem ser retirados do menu com base no lucro que geram.

 

4. Poupar tempo

O tempo é um fator-chave na indústria hoteleira e o software de gestão hoteleira pode ajudá-lo muito a si e à sua equipa. Por exemplo, as governantas podem usar o software para saber quais os quartos que efetuaram check-out para que possam iniciar a limpeza imediatamente ou para reportar os quartos limpos diretamente no sistema, para que a receção possa atribuir os quartos aos hóspedes que façam check-in. 

O software também reduz o tempo gasto pela equipa em emissão de faturas e relatórios de ocupação. Isto permite que se concentrem noutras tarefas de maior relevância para o negócio. Por exemplo, o responsável pelo restaurante pode passar mais tempo a formar colaboradores a interagir com os hóspedes. Este é o tempo que não precisam mais de dedicar a tarefas burocráticas que são possíveis de automatizar com o software de gestão para hotéis.

 

5. Melhorar a experiência ao cliente 

O software de gestão hoteleira pode melhorar o seu atendimento ao cliente. O software facilita a recolha dos dados e preferências dos hóspedes. De cada vez que um hóspede ficar hospedado no seu hotel poderá preencher um comentário de feedback que poderá usar para melhorar a próxima estadia.

O software também pode recolher dados como aniversários, preferências de quarto, etc. Use-os para surpreender um hóspede com um presente de aniversário ou fazer-lhe um upgrade para o tipo de quarto preferido.

O PMS melhora a sua rapidez no atendimento, o que leva a menos reclamações dos hóspedes. Se um cliente tiver que esperar mais de 15 minutos por uma conta no restaurante, ficará impaciente e fará uma reclamação.

Se tiverem que esperar no lobby do hotel por um longo período de tempo devido aos procedimentos de check-in e check-out, ficarão com uma má impressão dos seus serviços. Investir num software de gestão hoteleira reduzirá os tempos de espera desnecessários. Como resultado, as suas avaliações serão mais positivas.

 

 

Tire partido do software de gestão hoteleira para alavancar o sucesso do seu negócio

 

O software de gestão hoteleira é uma mais valia para os hotéis. Isto ocorre porque melhoram a produtividade e o atendimento ao cliente enquanto reduzem custos. Alguns softwares podem até ajudar a melhorar o REVpar, ao calcular o melhor preço a ser cobrado pelos quartos e serviços com base na procura. A maioria das empresas hoteleiras, sejam modernas, grandes ou pequenas, usa um software de gestão hoteleira.

Além disso, a tecnologia continua a melhorar, de modo a que as empresas hoteleiras que não adotaram este tipo de soluções, ficam para trás em relação à concorrência. As empresas que não utilizam um PMS devem consultar um fornecedor de PMS software para compreender qual o software mais adequado à sua unidade hoteleira. 

Para saber mais sobre as diferentes opções de software de gestão hoteleira para melhorar as suas operações, peça uma demonstração a um dos membros da nossa equipa. É gratuito e sem qualquer compromisso.