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Guia Rápido para Software de Contabilidade Hoteleira

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Para ter sucesso na gestão do seu negócio – ou mesmo para saber se está a ter sucesso – precisa de analisar os seus dados financeiros.

O software de contabilidade hoteleira é uma das ferramentas indispensáveis, especialmente desenvolvido para que hotéis de todas as dimensões sejam mais eficientes e precisos no planeamento financeiro. E, no entanto, todos os anos, os existem perdas significativas com horas de produtividade desperdiçadas ao digitar manualmente todos os dados, ao emitir relatórios imprecisos e efetuar auditorias demoradas.

 

Este guia é para si se:

  • O seu hotel ainda funciona com tecnologia antiga e está à procura de uma solução moderna
  • Está a perder horas todos os dias a emitir faturas manualmente
  • Pretende automatizar o seu processo de fecho de contas e night auditing 
  • A sua configuração atual não lhe permite integrações com outros softwares que promovem a automatização como o RoomRaccoon
  • Os seus colaboradores/night auditor informam que o seu software atual não é fácil de utilizar
  • Pretende ter melhores insights sobre os seus negócios com relatórios financeiros mais precisos

 

Navegação Rápida:

 

 

O que é um software de contabilidade?

 

Na gestão hoteleira moderna, muitas empresas usam cloud-based software para gerir as suas finanças, acompanhar despesas, conciliar pagamentos e gerar relatórios sobre o desempenho do negócio.

 

O software de gestão de hotéis cloud-based (HMS) é usado para gerir as operações de front-office do hotel. Guarda dados como notas fiscais, taxas de ocupação e receita por quarto disponível (RevPAR). O software de contabilidade é usado para operações de back-office do hotel, como demonstrações de fluxo de caixa, demonstrações de lucros e perdas e muito mais.

 

Os dois programas comunicam dados entre si usando a tecnologia API e trabalham em conjunto para fornecer relatórios e análises em tempo real sobre seus negócios. Esses processos automatizados poupam horas de trabalho manual e permitem-lhe focar-se em tarefas mais urgentes, como rever vários aspectos do desempenho do seu negócio para tomar decisões importantes.

 

Por exemplo, o Software para Gestão de Hotéis RoomRaccoon integra-se a uma variedade de soluções de contabilidade conhecidas no mercado, como Xero, Twinfield, Quickbooks e muito mais. Os hotéis podem configurar contas de contabilidade geral para impostos, complementos, tarifas de quarto, etc no RoomRaccoon. Todos os dados essenciais são comunicados automaticamente ao software de contabilidade integrado diariamente.

 

 

 

Os Detalhes Únicos da Contabilidade Hoteleira

 

 

A contabilidade de um hotel é diferente da contabilidade de outros negócios devido à natureza especial das operações do hotel. A maioria das empresas tem fluxos de receita relativamente previsíveis, mas os hotéis têm vários fluxos de receita que nem sempre estão sincronizados com os seus níveis de serviço.

 

Aqui estão 5 detalhes únicos que os hotéis devem levar em consideração:

  • Auditoria noturna
  • Tarifas dinâmicas
  • Contratos de fornecedores
  • Múltiplas fontes de receita
  • Imposto municipal turístico

 

1. Night auditing

 

Como um hotel funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, o night auditing é essencial para uma operação linear do dia-a-dia. Uma auditoria noturna ajuda a resumir o fluxo de caixa ocorrido na recepção do hotel em apenas um dia útil.

Então, o que faz um night auditor? Um night auditor realiza várias tarefas administrativas e financeiras para garantir a precisão da contabilidade do hotel no final de cada dia útil.

  • Atualiza os registos de cobrança dos hóspedes para tarifas de quartos, impostos e quaisquer outras despesas que não foram registadas durante o dia.
  • Processa cartões de crédito e recebimentos em dinheiro.
  • Prepara relatórios de contabilidade para a equipa de gestão. Esses relatórios mostram a percentagem de ocupação, a receita por quarto e a eficácia de quaisquer promoções especiais.
  • Sinaliza discrepância de caixa, se houver.
  • Verifica check-ins e no-shows, atualizações pendentes de check-ins.
  • Atualiza o status de limpeza dos quartos para o próximo turno.

 

Um olhar sobre a auditoria hoteleira moderna

 

A boa notícia é que o tedioso processo de auditoria noturna pode ser completamente automatizado com um sistema de gestão de hotel como o RoomRaccoon. Todas as noites à meia-noite, o sistema RoomRaccoon passa automaticamente para o dia seguinte. Não há tempo de inatividade e não precisa de clicar num botão que diz “fazer auditoria noturna”.

 

Isto porque todas as informações necessárias são processadas instantaneamente e permanecem na cloud. Se um hóspede fizer check-in após a meia-noite, ainda poderá fazer as alterações normalmente.

 

2. Tarifas dinâmicas 

 

Os hotéis modernos com ferramentas de revenue management têm estratégias de preços dinâmicas para garantir que estão a gerar a quantidade máxima de receita de cada quarto vendido. Isso significa que as tarifas dos quartos variam nos fins de semana, feriados, dependem da sazonalidade, sendo que às vezes, o hotel está próximo da capacidade máxima. As taxas de ocupação do hotel afetam significativamente as tarifas dos quartos, pois os períodos mais movimentados aumentam os custos.

 

As tarifas dos quartos também dependem do hotel e das comodidades e serviços extras que eles oferecem. Por exemplo, os hotéis vendem extras no quarto e pacotes especiais para os hóspedes durante o check-in.

 

3. Contratos com fornecedores

 

Os hotéis têm vendedores para verificar o funcionamento dos elevadores, entregar alimentos e bebidas ou mesmo tratar da lavagem de lençóis e toalhas. Os contratos com fornecedores geralmente são baseados em acordos e tarifas especiais com o hotel. 

 

4. Múltiplas fontes de receita

 

Normalmente, os hotéis que oferecem instalações e comodidades no local têm várias fontes de receita. Pense num hotel que tenha restaurante, local para casamentos e spa. Cada departamento pode trazer uma quantidade significativa de receita para o hotel. Múltiplos fluxos de receita permitem que os hotéis ganhem mais dinheiro e são melhores para a saúde do negócio — já que podem oferecer mais do que apenas quartos.

 

To keep track, businesses often separate the profit and loss (P&Ls) for each different department (for example, room service has its own P&L and the front desk has its own P&L). Moreover, it's common for expenses to be shared or split among departments. Para conseguirem manter o registo, as empresas geralmente separam os lucros e perdas (L&P) para cada departamento diferente (por exemplo, o housekeeping tem seu próprio L&P e a recepção tem seu próprio L&P). Além disso, é comum que as despesas sejam partilhadas ou divididas entre os departamentos.

 

  

5. Imposto municipal turístico

 

Além do imposto comercial padrão, as empresas de alojamento na Europa também devem pagar um imposto municipal turístico especial. Como resultado, os viajantes internacionais pagam uma taxa extra se ficarem em hotéis, hostéis e alojamento local. Em Roma, por exemplo, o imposto muda de acordo com o tipo de acomodação. Um hotel de 3 estrelas cobrará € 2 por pessoa, por noite. No entanto, um hotel de 4 ou 5 estrelas cobrará € 3 por pessoa, por noite.

 

 

3 Problemas Comuns de Contabilidade Hoteleira

 

Embora existam vários tipos de obstáculos para os contabilistas de hotéis, ficam alguns mais representativos.

 

1. Perder muito tempo a emitir faturas

 

De acordo com dados do Plate IQ, o processamento manual de faturas pode custar entre US$ 12 e US$ 30 cada. Para piorar a situação, os hotéis lidam com muitas faturas nos vários departamentos.

 

Por exemplo, há reservas pagas durante o check-out, refeições e bebidas cobradas no quarto dos hóspedes ou extras vendidos que precisam de ser colocados nos quartos.

 

Ter que inserir manualmente todos os elementos da fatura e verificá-los com os departamentos aos quais conferem é uma tarefa demorada que mantém os rececionistas muito ocupados com foco na administração e menos na experiência do hóspede.

 

De acordo com um relatório, a emissão manual de faturas pode exceder 15 etapas até que lançamento final seja feito.

 

2. As auditorias manuais são caras e demoradas

 

Contratar um auditor a tempo inteiro integral não é viável para a maioria dos hotéis e outras propriedades de menor dimensão. Os auditores são profissionais especializados que, com razão, cobram um preço/hora elevado. Mesmo quando os hotéis têm auditores a tempo inteiro, uma auditoria noturna manual é uma tarefa exigente que envolve verificar documentos vitais (que geralmente estão em formato papel) passando por cada conta de serviço de quarto, cada check-in e detalhes de no-show; sem garantir relatórios sem erros.

 

 

3. Perda de receita e dados devido a erro humano

 

Erros acontecem, especialmente depois de um dia longo e agitado. De fato, os relatórios mostraram que 3,6% das faturas manuais apresentam erros. Isto significa que os números inseridos manualmente no software de contabilidade também são imprecisos.

  

Muitos sistemas operacionais (OPs) de hotéis não se comunicam entre si ou com o sistema de contabilidade - e é aí que dados importantes desaparecem e a entrada manual entra, causando erros.

 

Um hotel típico tem 3 ou mais sistemas: um para a operação de front-office, um para os serviços de concierge, um para as vendas do restaurante e um para limpeza, etc.

 

E quando a estrutura tecnológica de um hotel não funciona em conjunto e há uma grande dependência do trabalho manual, os erros podem custar caro.

 

  

Quais são as soluções de software úteis podem ser integradas com o seu software de contabilidade hoteleira?

 

 

 

O benefício número um das soluções de software para hotéis na cloud é que as integrações de dados podem ser estabelecidas entre os sistemas. Isso significa que os dados de um sistema são partilhados automaticamente com o outro para tornar a entrada manual uma coisa do passado. Isto permite-lhe poupar tempo e custos, além de praticamente eliminar erros.

 

Quais são os três sistemas operacionais essenciais que pode integrar com o software de contabilidade do seu hotel?

 

1. Software de gestão de hotéis na cloud

 

A ferramenta mais comum que os hotéis utilizam para a sua gestão diária é um sistema de gestão de reservas ou propriedade (PMS). Conectá-lo ao software de contabilidade é uma escolha óbvia, pois um PMS faz a gestão das reservas, faturas, extras à estadia e dados de pagamento de hóspedes.

 

Com um PMS, as cobranças são lançadas no momento em que uma reserva ou um serviço é criado. Essas informações são processadas instantaneamente e não precisam de uma auditoria noturna dedicada para isso. De fato, o RoomRaccoon PMS pode ser configurado para que todas as informações necessárias (faturas) sejam processadas automaticamente no seu software de contabilidade à meia-noite.

 

É bom saber: para evitar escolhas tecnológicas complexas, procure uma plataforma de gestão de hotéis nativa e na cloud que seja completa com sistemas principais, como motor de reservas, ferramenta de revenue management, channel manager e solução de pagamentos.

 

2. Point Of Sale (POS) Software

 

Os hotéis com cafés e restaurantes no local processam milhares de faturas por ano e nenhum gestor ou proprietário tem tempo para fazer essa entrada de dados duas vezes. Ao integrar o software de contabilidade com o POS, agora tem uma ferramenta poderosa para extrair relatórios e apenas um local para inserir dados.

 

Bom saber: Certifique-se de procurar um sistema de ponto de venda (POS) que possa ser integrado com o seu PMS. Isso permitirá que associe facilmente contas de restaurante, bar ou spa no quarto dos hóspedes.

 

3. Customer Relationship Management (CRM) 

 

É vital que os hotéis transformem cada potencial reserva numa venda real. Uma função dedicada para lidar com relacionamentos com clientes atuais e futuros capacitará os hotéis a oferecer serviços mais personalizados.

As informações do cliente armazenadas no CRM e os seus gastos registados no software de contabilidade também são úteis para futuras campanhas de marketing.

  

Os benefícios do software de contabilidade integrado para o seu hotel

 

 

1. Poupe tempo com uma automação completa

 

Tradicionalmente, era o trabalho do night auditor combinar cada recibo do terminal de pagamento com o fecho de contas do hotel no final do dia, geralmente usando o Excel ou uma calculadora. Ao integrar uma solução de pagamento tokenizado ao PMS, todos os recibos ficarão diretamente no PMS e serão transferidos para o software de contabilidade vinculado para evitar a necessidade de várias horas de reconciliação manual. 

 

2. Obtenha relatórios financeiros detalhados sempre que quiser

 

Os hotéis precisam de ficar de olho na ocupação, ADR, RevPAR, receitas e rentabilidade para fazer escolhas de negócios informadas. 

À medida que vai gerindo os seus negócios, o seu software de contabilidade hoteleira recolhe muitos dados através de integrações com o seu PMS, POS e outros softwares. Isto dá-lhe uma visão profunda do seu negócio. Os relatórios financeiros necessários podem ser gerados sempre que quiser - não precisará de esperar até uma data definida para poder verificar as suas demonstrações de resultados.

 

3. Manter a integridade dos dados

 

Quando dados de qualidade entram no seu sistema de contabilidade, consegue obter dados de qualidade. A integração do seu software de contabilidade hoteleira com o seu PMS torna possível automatizar todas as entradas e garantir que os dados em todos os seus sistemas sejam consistentes. A profundidade adicional na precisão mantém os seus relatórios mais confiáveis

 

4. Automatize tarefas para se poder concentrar mais no crescimento do seu negócio

 

A contabilidade que está na cloud e os sistemas integrados estão a mudar drasticamente a maneira como os contabilistas trabalham. Digamos, por exemplo, que precisa de registar o imposto sobre as vendas em todas as transações.

 

O software de contabilidade pode ser configurado para fazer isso para cada conta geral  e de forma automática, em vez do seu contabilista calcular o imposto à mão. Os computadores podem fazer a maior parte do trabalho manual e os contabilistas podem concentrar-se em relatórios, tendências e trabalho de consultoria.

 

 

5. Aceda aos seus dados a partir de qualquer lugar

 

Se o seu PMS estiver integrado com um software de contabilidade, poderá visualizar todos os seus dados contabilisticos em qualquer lugar, a qualquer momento e em qualquer dispositivo. Pode avaliar rapidamente informações em tempo real, como contas a receber e contas a pagar.

 

 

Quais são as melhores soluções para hotéis?

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Empresas de todos os tamanhos fazem uso de um software de contabilidade. Por este motivo, não há escassez de fornecedores de software no mercado. Escolher o pacote de contabilidade certo depende inteiramente da complexidade das suas operações. Por exemplo, um pequeno hotel boutique exigirá funcionalidades básicas em comparação com uma cadeia de hotéis que pode beneficiar mais de uma solução com funcionalidades mais completas, como inteligência de negócios e planeamento de projetos.

 

O fator mais importante a ser levado em consideração ao escolher uma solução de software de contabilidade para o seu hotel ou propriedade é que possa integrar-se com as ferramentas existentes que já usa, como PMS, motor de reservas, POS etc.

 

Tipos de software de contabilidade

 

1. Comercial 

 

O software de contabilidade comercial, como QuickBooks, Sage Intact ou FreshBooks, pode lidar com a maioria, se não todas, as necessidades de contabilidade de um hotel de pequena e média dimensão. Estes pacotes geralmente incluem gráficos que resumem os dados, bem como relatórios financeiros que fornecem uma imagem da saúde de uma empresa e os formulários necessários para impostos.

 

2. Corporate

 

Grandes hotéis com muitos funcionários e objetivos elevados de receita normalmente selecionam software corporate como Oracle, SAP ou Microsoft Dynamics GP. O software corporate geralmente é baseado em bancos de dados relacionais que podem mostrar as relações entre diversos conjuntos de informações, como por exemplo, mostrar o volume de vendas de todos os hóspedes em comparação com as suas regiões.

 

 

Como funciona a configuração?

 

Uma preocupação comum sobre a implementação de software de contabilidade hoteleira é o nível de dificuldade. Mas, felizmente, o melhor do software de contabilidade cloud-based é que não precisa de nenhum suporte de IT para instalá-lo, e a maioria dos fornecedores oferece suporte para migrar os seus dados existentes para os novos sistemas mais rápidos e eficientes.

 

Na RoomRaccoon, cuidamos de toda a configuração, incluindo o inventário de todas as contas relevantes, o link de ativação e, claro, a manutenção consistente do sistema.

 

Conclusão

 

A contabilidade continua a ser o departamento mais desatualizado na maioria dos hotéis. Embora o front office possa ter integrado com o channel manager há anos atrás, as equipas de contabilidade ainda inserem dados manualmente em sistemas caros e pouco flexíveis.

 

A nova tecnologia permite que os hotéis acompanhem a nova era digital. Particularmente, permite que os contabilistas se concentrem no aumento da receita e da competitividade do hotel, em vez de perder horas em tarefas manuais que são desnecessárias.