O que é um Property management system?

Um Property Management System é um software que serve para gerir hotéis, alojamentos hoteleiros e que também é utilizado na indústria transformadora. Oferece um sistema informático centralizado para organizar, programar e executar funções e transações diárias envolvidas em negócios de alojamento.

As soluções de Property Management System para hotéis são personalizadas para satisfazer as necessidades específicas do sector hoteleiro e aumentar a eficiência das operações. Ao permitir a manutenção de registos informáticos, os sistemas de gestão de propriedades aumentaram significativamente a facilidade de atualização e consulta de registos centralizados a partir de vários computadores e dispositivos.

Escolher o Property Management System perfeito para o seu pequeno hotel é crucial para alcançar uma elevada eficiência, satisfação dos hóspedes e sucesso. Imagine um Property Management System de hotel como o coração da sua propriedade, armazenando todas as informações dos hóspedes e gerindo os detalhes de check-in e check-out. Neste guia abrangente, começaremos com os conceitos básicos desta tecnologia, discutiremos como pode beneficiar a sua propriedade e aprofundaremos aspetos mais complexos, como características, funcionalidades e complementos.

Como é que sei que preciso de um Property Management System de hotel?

Como fornecedor de hotel, compreendemos que as restrições orçamentais podem ser um fator para não investir num Property Management System. No entanto, embora gerir as reservas numa folha de cálculo do Excel possa parecer uma solução económica, gerir as suas reservas manualmente pode ser mais dispendioso devido ao tempo e às oportunidades perdidas.

Aqui estão 6 sinais que indicam que está na altura de investir num Property Management System:

Poucas informações sobre o desempenho do seu hotel

A falta de informação sobre o desempenho de um hotel pode levar a desafios na compreensão das métricas, na identificação de áreas de melhoria e na tomada de decisões informadas. Dados exactos e oportunos sobre taxas de ocupação, receitas, satisfação do cliente e eficiência são cruciais para estratégias eficazes e resultados comerciais.

Tem dificuldade em manter as suas tarifas competitivas

Os gestores hoteleiros podem ter dificuldade em manter preços competitivos devido às flutuações na procura e a estratégias de preços ineficazes. Isto pode diminuir a rentabilidade e dificultar a captação de novos hóspedes, especialmente em mercados sensíveis aos preços. Se esta é a sua situação atual, pode resolvê-la ao avaliar as estratégias de preços, fazer estudos de mercado e utilizar modelos de preços dinâmicos, tendo em conta a procura, a sazonalidade e as tarifas da concorrência. Recomendamos que utilize a nossa ferramenta de análise da concorrência, RaccoonRev, para desenvolver uma estratégia de preços competitiva. Leia mais nosso guia completo.

O check-in e o check-out são manuais

O check-in e o check-out manuais nos hotéis significam que não há automatização – o staff trata manualmente de tarefas como registar as informações dos hóspedes, fornecer as chaves e processar os pagamentos. Isto pode consumir muito tempo e gerar mais burocracia. Com um Property Management System para check-in e check-out automatizados, os tempos de espera são reduzidos e os seus funcionários podem prestar um serviço personalizado. Em suma, a automatização ajuda-o a funcionar de forma eficiente e a modernizar as suas operações.

O processo de reservas pode ser modernizado

Está preocupado com a perda de chamadas de potenciais hóspedes quando os colaboradores da receção estão com outras tarefas em mãos? Embora um motor de reservas seja uma solução crucial para este problema, um Property Management System equipado com um documento de proposta de reserva oferece-lhe uma vantagem adicional. Automatizar o processo de reserva não só permite aceitar reservas online sem problemas, como também libertar mais tempo para dedicar aos hóspedes. Isto alinha-se com as preferências dos viajantes modernos que procuram soluções rápidas e maior conveniência quando asseguram uma reserva. Melhore a experiência dos hóspedes e a eficiência operacional com um Property Management System que ofereça um processo de reserva em 5 passos rápido e sem complicações.

A comunicação com os hóspedes ocupa a maior parte do seu tempo

Está cansado de não ter acesso aos dados históricos dos hóspedes para uma comunicação e ofertas personalizadas? O Property Management System da RoomRaccoon pode revolucionar a sua abordagem ao guardar perfis abrangentes de hóspedes, incluindo as suas preferências e tarifas preferidas. Com esta informação, pode configurar e-mails automatizados para cada passo do percurso do hóspede, desde a reserva até ao pós-estadia. Isto pode proporcionar aos hóspedes uma experiência única e personalizada que promove a fidelização. Os seus hóspedes sentir-se-ão valorizados desde a chegada, adaptando cada estadia às suas preferências individuais. Os viajantes modernos antecipam e-mails de confirmação automatizados, atualizações de mensagens de texto e são notificados de quaisquer desenvolvimentos durante a sua estadia.

Aqui está o nosso modelo de e-mail de hotel gratuito para o ajudar a otimizar a comunicação com os hóspedes.

As operações estão dispersas

Os hotéis que utilizam várias ferramentas separadas e operam de forma descentralizada podem encontrar dificuldades na eficiência, comunicação e operações diárias. O Property Management System da RoomRaccoon pode ajudar a centralizar as operações e melhorar a comunicação, minimizando os erros. Canais de comunicação claros, formação do pessoal e procedimentos operacionais normalizados também podem contribuir para organizar as operações do hotel de forma mais eficaz. É essencialmente por isso que precisa de um sistema para hotel tudo-em-um que simplifique as operações diárias e o equipe com ferramentas avançadas de preços e upselling para aumentar a sua receita.

O que é um Property Management System de hotel tudo-em-um?

Um Property Management System tudo-em-um integra normalmente vários módulos para gerir de forma abrangente as operações do hotel, incluindo:

• Um motor de reservas é uma aplicação de software que permite efetuar reservas online através de canais diretos, como o website de um hotel, páginas de redes sociais e motores de busca. Devido à tendência crescente de reservar alojamento online, mesmo os pequenos hotéis devem reconhecer a importância de ter um motor de reservas online. Aqui está o nosso guia do motor de reservas que lhe mostrará como transformar o seu website numa ferramenta de captação de reservas.
• Um channel manager é uma ferramenta que o ajuda a gerir os vários websites de reservas (também conhecidos como agências de viagens online ou OTAs) através dos quais a sua propriedade é listada. Funciona com base num “modelo de inventário agrupado” para atualizar os seus quartos, tarifas e disponibilidade em várias OTAs simultaneamente. Isto garante que o seu inventário está sempre atualizado, evitando os overbookings, independentemente do local onde a reserva é feita, quer seja diretamente no seu website, através de uma plataforma de reservas de terceiros.
  
• Um sistema de processamento de pagamentos de hotéis:O Property Management System da RoomRaccoon tem uma solução de pagamento integrada, RaccoonPay O RaccoonPay assegura um processamento de pagamentos rápido e sem falhas através do motor de reservas, do gestor de canais e também na sua receção. Pode visualizar todas as actividades de pagamento, pagamentos, reembolsos e transacções de Cartão de Crédito Virtual (VCC).
  

Qual é a diferença entre um Property Management System de hotel e um software de receção?

O software de receção, ou sistema de receção, é essencialmente um Property Management System de hotel. O principal objetivo de um Property Management System é fornecer-lhe a tecnologia necessária para gerir as tarefas da receção de forma eficiente, daí o nome alternativo. Em resumo, tudo o que pode fazer na receção pode ser feito com um Property Management System.

No entanto, é importante notar que nem todas as ferramentas de receção e Property Management System são criadas da mesma forma. Uma solução de gestão de propriedades hoteleiras é designada como tal porque se destina a gerir todos os aspectos do seu hotel. Se uma ferramenta for referida apenas como um sistema de “receção” e não como um “Property Management System”, pode não ter funcionalidades cruciais encontradas em Property Management Systems hoteleiros modernos.

Para evitar confusões, é útil conhecer outros sinónimos de Property Management System, tais como gestão hoteleira, software de gestão hoteleira, gestão de apartamentos e software de gestão de alojamento local.

Ao procurar um software de gestão hoteleira, pode deparar-se com termos como “software alojamento local” ou “software de hostel”. Embora estes termos se refiram geralmente a um Property Management System de hotel, algumas ferramentas podem ser especificamente concebidas para um determinado tipo de alojamento e podem não ser adequadas para outros; é importante verificar as funcionalidades do software e o grupo de utilizadores pretendido antes de tomar uma decisão de compra.

Quais são os benefícios da utilização de um sistema de gestão de propriedades hoteleiras?

Um Property Management System oferece vários benefícios, incluindo a automatização eficientes das operações comerciais. Ajusta automaticamente as tarifas, analisa os preços da concorrência, fornece funcionalidades de análise e relatórios, recorda as preferências dos hóspedes e trata das comunicações com os hóspedes. Eis mais vantagens de utilizar o Property Management System da RoomRaccoon:

1. Poupe até 4 horas por dia: Automatize processos para poupar até quatro horas por dia, reduzir custos e otimizar tarefas.
2. Consiga mais avaliações de 5 estrelas: Utilize ferramentas que se concentram no hóspede para proporcionar uma experiência de utilizador perfeita e integrada, sem quaisquer obstáculos.
   
3. Aumentar a fidelização: A incorporação de funcionalidades que criam uma ligação personalizada com os hóspedes é importante para incentivar a fidelização.
   
4. Integração instantânea às principais OTA, GDS e motores de pesquisa: Faça a gestão da disponibilidade, as tarifas e as reservas para exibir seus quartos em vários canais de viagem e motores de pesquisa.
   
5. Aumento das receitas: Durante a época de verão na europa em 2023, o RevPAR aumentou 20% devido à elevada procura de viagens e à melhoria das estratégias de preços dos quartos, apesar das tarifas mais elevadas.

Que características devo procurar num Property Management System para pequenos hotéis?

Ao selecionar um Property Management System de hotel, procure uma gestão de receção baseada na nuvem, comunicação personalizada e capacidades de upselling. Se faltar uma caraterística crucial, terá de recorrer a um sistema separado, o que anula o objetivo de uma experiência de gestão hoteleira tudo-em-um.

Felizmente, a RoomRaccoon oferece uma solução abrangente que garante que tem todos os módulos essenciais. Agora, vamos aprofundar os que fazem do RoomRaccoon uma experiência de gestão hoteleira sem paralelo e sem falhas.

Gestão da receção

O seu Property Management System deve fornecer as ferramentas necessárias para organizar e gerir o seu pequeno hotel de forma eficiente. Para oferecer aos seus hóspedes um serviço excecional desde a chegada até à partida, deve ser capaz de realizar as seguintes tarefas com facilidade:

• Gerir faturas
• Destaque-se na gestão de propriedades com os “Quartos Cinzentos” da RoomRaccoon. . Venda e fature facilmente espaços extra, como salas de conferência e estacionamento, e obtenha mais receitas.
• Registe a entrada e saída de hóspedes
• Configure a sua propriedade, incluindo categorias de quartos e planos de tarifas
• Reorganize as reservas existentes e simplifique os check-ins no hotel e melhore a experiência do hóspede com funcionalidades como lembretes agendados e perfis de hóspedes.
• Mantenha-se a par dos hóspedes que regressam

Capacidades de upsell e cross-sell

Faça upsell de serviços complementares aos hóspedes existentes e maximize as suas receitas. Um bom Property Management System deve incluir software de upselling para que possa oferecer serviços adicionais, como check-out tardio, pequeno-almoço, pacotes de spa e aumentar o TrevPAR. Deve poder personalizar estes extras para satisfazer as necessidades de cada hóspede e adicionar itens adicionais à reserva durante a estadia. Ao fazer upselling de produtos e serviços relevantes, pode proporcionar aos seus hóspedes uma melhor experiência enquanto aumenta os seus lucros. Com a ajuda da RaccoonUpsell, o The Glen Boutique Hotel aumentou o seu ROI em 273% ao oferecer pacotes de spa e serviços extra durante o processo de reserva.

Descarregue o nosso folheto informativo para obter dicas de upselling e como pode fazê-lo com o Property Management System da RoomRaccoon.

Software baseado na nuvem (na cloud)

Independentemente da sua localização ou do dispositivo que está a utilizar, o acesso ao seu sistema deve ser conveniente. Para facilitar isto, o sistema deve ser baseado na nuvem. Desta forma, pode facilmente monitorizar as suas reservas enquanto faz o seu trabalho. Tudo o que precisa de fazer é levar o seu smartphone ou tablet consigo.

O software baseado na nuvem tem várias características fundamentais, incluindo:

1. Acessibilidade: Desde que tenha uma ligação à Internet, pode aceder ao software a partir de qualquer dispositivo, tornando-o flexível e conveniente para os utilizadores.
   
2. Escalabilidade: As soluções baseadas na nuvem podem aumentar ou diminuir rapidamente de acordo com as necessidades do utilizador, o que as torna uma escolha popular.
3. Atualizações automáticas: Os fornecedores de serviços na nuvem tratam das actualizações e da manutenção, garantindo que os utilizadores podem sempre aceder às funcionalidades e aos patches de segurança mais recentes.
4. Colaboração: O software baseado na nuvem promove a colaboração entre os utilizadores, permitindo-lhes trabalhar em conjunto em tempo real, partilhar documentos e comunicar eficazmente.
5. Segurança de dados: Os fornecedores de serviços na cloud investem em medidas de segurança robustas para proteger os dados dos utilizadores, incluindo frequentemente encriptação, controlos de acesso e auditorias de segurança regulares.
6. Eficiência de custos: O software baseado na nuvem funciona frequentemente num modelo de subscrição, eliminando a necessidade de custos iniciais de infraestrutura e permitindo que os utilizadores paguem apenas pelo que utilizam.

Funcionalidade para comunicação personalizada com os hóspedes

Um sistema de gestão de propriedades de topo pode fazer toda a diferença para que os seus hóspedes tenham a melhor estadia possível. O Property Management System da RoomRaccoon inclui funcionalidades que permitem uma comunicação fácil e estruturada com os hóspedes durante a sua estadia. Veja como funciona:

1. Confirmação da reserva: Assim que os seus hóspedes reservam a sua estadia, o nosso Property Management System envia-lhes automaticamente um e-mail de confirmação. Isto confirma a sua reserva e permite-lhes saber que está entusiasmado por os ter como hóspedes.
2. Informações antes da chegada: Nos dias que antecedem a chegada dos seus hóspedes, o Property Management System enviará um e-mail com todas as informações necessárias para um check-in sem problemas. Aproveite a oportunidade para criar entusiasmo pela sua estadia e oferecer serviços ou comodidades adicionais que possam interessar-lhes.
3. Agradecimento e avalição pós-estadia: O Property Management System enviará um e-mail de agradecimento após o check-out dos seus hóspedes, solicitando feedback sobre a sua estadia e oferecendo códigos promocionais para futuras reservas ou referências. Ao oferecer códigos personalizados, os seus hóspedes sentir-se-ão valorizados e mais propensos a tornarem-se clientes fidelizados.

Cada propriedade é única, por isso deve personalizar estes e-mails para que se alinhem com a imagem da sua marca. Com o nosso Property Management System, pode criar uma experiência consistente para os hóspedes, que os faz regressar.

Venda quartos com agências de viagens online (OTA)

Dois terços dos viajantes reservam as suas viagens online, pelo que os hotéis necessitam de uma experiência de reserva online simples e fácil de utilizar. Isto é ainda mais importante para os viajantes internacionais que podem ter dificuldade em reservar em hotéis mais pequenos. Um Property Management System pode ajudar os proprietários de hotéis a estabelecer parcerias com OTAs internacionais, como Booking.com, Agoda e Expedia, para alcançar um público mais vasto e aumentar as reservas.

Está na altura de aumentar as receitas com o nosso Property Management System

Maximize your hotel’s revenue by using RaccoonRev a nossa ferramenta de gestão de receitas que o ajuda a vender os seus quartos estrategicamente e no momento certo a preços competitivos. Com o RaccoonRev, pode ajustar as tarifas dos seus quartos com regras automatizadas de yield management com base na época do ano, preços dos quartos, tarifas da concorrência e disponibilidade. Pode adaptar estas regras para aumentar o seu RevPAR (Revenue per Available Room).

Simplifique as operações e surpreenda os hóspedes com o RoomRaccoon

A funcionalidade de receção simplifica e automatiza as operações diárias cruciais para a gestão de uma propriedade. O nosso gestor de canais gere a sua presença em websites de terceiros, permitindo-lhe atualizar todas as listagens com um único clique e ajusta automaticamente a disponibilidade para evitar overbookings. Simples, intuitivo e optimizado, o Property Management System da RoomRaccoon faz todo o trabalho pesado por si. Aqui está um resumo do que faz de nós a principal escolha para hoteleiros independentes:

• Pode poupar horas diariamente ao automatizar tarefas como a comunicação com os hóspedes, pagamentos, reservas e checkouts. Isto permite à sua equipa ir mais além e proporcionar uma experiência de 5 estrelas aos seus hóspedes.
• Garanta uma ótima experiência para os hóspedes, desde a pesquisa inicial até ao check-out e pós-estadia.
• Torne cada ponto de contacto com o hóspede num momento agradável. O nosso software Property Management System também foi concebido com ferramentas geradoras de receitas, que o podem ajudar a gerir um negócio de sucesso numa indústria dinâmica, com menos esforço. Melhore as suas operações, surpreenda os hóspedes e crie experiências inesquecíveis com o RoomRaccoon – agende hoje a sua demonstração gratuita.