Trabalhe com as OTAs, não para elas: Recupere o controlo dos pagamentos

As OTAs são uma parte essencial do ecossistema de um hotel. Dão visibilidade, preenchem quartos e abrem mercados globais. Mas, algures ao longo do caminho, os hotéis começaram a sacrificar mais do que esperavam, especialmente o controlo.

• Controlo das relações com os hóspedes.
• Controlo dos prazos de pagamento.
• Controlo do fluxo de caixa.
• Controlo sobre a experiência que trabalhou arduamente para criar.

A verdade é que as OTAs não podem ser tudo para todos os hotéis. Não foram concebidas para se adaptarem à viagem única do seu hóspede. E para propriedades independentes que dependem de depósitos de quebra, precisam de pré-pagamentos flexíveis ou enfrentam restrições de fluxo de caixa, essa falta de controlo torna-se um risco operacional real.

Este blogue explora a forma como os hotéis podem trabalhar com as OTAs sem perder o controlo sobre os pagamentos ou as relações com os hóspedes. Descobrirá duas formas de aumentar o número de reservas diretas e recuperar o controlo, deixando que as OTAs façam o que sabem fazer melhor: dar-lhe visibilidade.

Navegação rápida

• Apresentamos-lhe os pagamentos RoomRaccoon: Pagamentos diretos, mais poder
• Conduzir diretamente com o Google e o RoomRaccoon

Porque é que a dependência da OTA está a custar-lhe mais do que pensa

Para muitos hoteleiros independentes, as agências de viagens online (OTA) como a Booking.com, a Expedia e a Airbnb parecem ser um mal necessário. Elas trazem reservas, mas a um preço. Em média, 61% das reservas de hotéis independentes ainda são feitas através de OTAs. Para os utilizadores do RoomRaccoon, esse número desce para pouco menos de 50%. É uma diferença significativa quando considera a quantidade de receitas que passam por terceiros antes de chegarem à sua conta bancária.

E não se fica por aqui. Com as comissões típicas das OTA que variam entre 15% e 25%, mais taxas adicionais de transação ou de pagamento, as suas margens são silenciosamente corroídas. Pior ainda, os modelos de pagamento das OTA atrasam frequentemente o seu fluxo de caixa. Com prazos de reserva globais que variam, em média, entre 24 e 51 dias, dependendo da estação do ano, pode estar à espera de quase dois meses entre a confirmação da estadia de um hóspede e o recebimento de qualquer receita. É dinheiro que poderia estar a utilizar para pagar aos funcionários, investir em actualizações ou fazer crescer o seu negócio.

Depois, há a questão do controlo. Quando as OTAs processam os pagamentos, muitas vezes ocultam os dados reais do cartão. Isso significa que:

• Sem pré-autorizações
• Não existe uma forma fácil de cobrar por não comparências ou depósitos de rutura
• Menos oportunidades para fazer upsell diretamente aos seus convidados

Esta dependência não tem apenas impacto no seu resultado final; limita a sua flexibilidade, enfraquece as suas previsões e dá às OTAs a vantagem nas suas relações com os hóspedes.

O problema dos modelos de pagamento OTA

Se alguma vez esperou dias para que o pagamento de um hóspede chegasse à sua conta, não é o único. Os modelos de pagamento das OTA foram criados para servir as plataformas, não o seu estabelecimento. E, embora possam oferecer conveniência à superfície, criam camadas de fricção e de entraves financeiros nos bastidores.

O que acontece quando as OTAs controlam o processo de pagamento?

Existem três formas principais de pagamento OTA:

• Cartões de crédito virtuais (VCCs): Os hóspedes pagam antecipadamente à OTA e é-lhe emitido um cartão virtual para cobrar mais tarde, muitas vezes apenas na data de check-in ou check-out do hóspede. Isto significa que não tem acesso antecipado aos fundos e que as taxas de transação são elevadas.
• Transferências bancárias: A OTA guarda os fundos e paga-lhe após a estadia. Os pagamentos podem demorar dias ou semanas. Aplicam-se taxas adicionais de 1,4-1,5% por transferência.
• Recolha de hotéis: Com o RoomRaccoon, isto torna-se uma vantagem poderosa. A OTA envia-lhe os dados reais do cartão e você tem o controlo total de quando e como cobrar os pagamentos.

Os custos ocultos estão a aumentar

Os modelos das OTAs normalmente retiram 15% a 25% de cada reserva apenas em comissões. Acrescente as taxas de processamento de VCCs ou transferências e está a perder ainda mais. Pior ainda, sem acesso aos dados reais do cartão, não pode fazê-lo:

• Autorização prévia para danos
• Cobrar por não comparência ou cancelamentos tardios
• Venda de produtos antes da chegada

O resultado? Fica a gerir pagamentos fragmentados, um fluxo de caixa imprevisível e oportunidades de receitas perdidas, tudo isto enquanto depende de um terceiro que controla o percurso dos seus hóspedes.

Porque é que os hotéis independentes precisam de uma estratégia de pagamento direto

Cada pagamento atrasado limita a sua capacidade de operar eficientemente. Não pode reinvestir na sua propriedade, pagar a fornecedores ou cobrir despesas inesperadas quando o seu dinheiro está bloqueado no limbo da OTA. A incerteza torna mais difícil fazer previsões exactas, especialmente durante as épocas altas, quando a liquidez é mais importante.

Depois, há os dados dos seus hóspedes. Quando a OTA trata dos pagamentos, muitas vezes guarda os pormenores mais importantes para si. Isso restringe a sua capacidade de:

• Comunique diretamente antes da chegada
• Ofereça upsells ou actualizações direcionadas
• Crie relações duradouras com os hóspedes através de programas de fidelização

Sem ferramentas de pagamento direto, também está preso a políticas rígidas das OTA. Precisa de cobrar uma taxa de cancelamento? Pode não ter sorte, a não ser que os detalhes do cartão sejam partilhados e, mesmo assim, fica à mercê dos seus termos.

Apresentamos-lhe os pagamentos RoomRaccoon: Pagamentos diretos, mais poder

E se pudesse simplificar o seu processo de pagamento, reduzir os seus custos e recuperar o controlo, tudo de uma só vez? É exatamente isso que o RoomRaccoon Payments foi concebido para fazer. O RoomRaccoon Payments coloca os hoteleiros independentes de volta no lugar do condutor com um conjunto de ferramentas modernas e flexíveis construídas em torno das suas necessidades, não das OTAs.

Uma caixa de ferramentas para os hoteleiros modernos

• Cobrança antecipada: Envie pedidos de pagamento seguros e automáticos até 255 dias antes da chegada. Você decide o momento e o montante, a RoomRaccoon trata do resto com proteção 3D Secure e sem esforço manual.
• Check-in online com pagamento: Capture o pagamento total enquanto os hóspedes efectuam o check-in online e inclua upsells sem problemas. É um fluxo unificado e seguro que melhora a conversão e a conveniência dos hóspedes.
• Ligações de pagamento manual: Precisa de cobrar um depósito, liquidar um saldo ou tratar de cobranças de última hora? Envie uma ligação segura com a sua marca em segundos e receba o pagamento instantaneamente.
• Armazenamento de cartões reais e pré-autorizações: Ao contrário das OTAs, a RoomRaccoon permite-lhe armazenar os detalhes reais do cartão de forma segura. Faça uma pré-autorização por danos, cobre no-shows e processe reembolsos sem envolver terceiros.

Construído para a independência, não para o compromisso

Todas as funcionalidades foram concebidas para reduzir a dependência de terceiros e proporcionar-lhe mais agilidade financeira. Quer se trate de melhorar o fluxo de caixa, minimizar as taxas de transação ou aumentar as receitas de upsell, a RoomRaccoon permite-lhe gerir o seu negócio nos seus termos, com total transparência e controlo.

Resultados reais: O que ganha com o RoomRaccoon

Os hotéis independentes não precisam de mais complexidade, precisam de melhores resultados. A RoomRaccoon oferece exatamente isso, substituindo processos de pagamento fragmentados e controlados por OTAs por uma solução única e simplificada, criada para servir o seu negócio.

Veja o que isto parece na prática:

• Poupança de custos: Evite as taxas de cartões virtuais e as dispendiosas transferências internacionais. Com pagamentos diretos através da RoomRaccoon, elimina as camadas intermédias e fica com mais de cada reserva.
• Fluxo de caixa melhorado: Escolha quando é pago – antes da chegada, no check-in ou em prestações programadas. Já não precisa de esperar semanas por pagamentos de plataformas de terceiros.
• Controlo operacional: Guarde os dados do cartão do hóspede de forma segura. Pré-autorize por danos. Cobrar por não comparência. O RaccoonPay dá-lhe a flexibilidade que as OTAs não conseguem.
• Maior conversão e envolvimento: Ferramentas como Propostas de Reserva, Pedidos de Pagamento e Check-in Online não só simplificam as operações, como também aumentam ativamente o envolvimento dos hóspedes e as receitas por reserva.
• Transparência total: Diga adeus às taxas ocultas e aos prazos imprevisíveis. Com a RoomRaccoon, todas as transacções são acompanhadas em tempo real e totalmente visíveis no seu painel de controlo.

Quer gere um boutique hotel urbano ou um retiro rural, estes benefícios traduzem-se diretamente em margens mais fortes, rendimentos mais previsíveis e melhores relações com os hóspedes.

Estudo de caso: Strandhotel de Logerij

Quando Jean-Paul van der Weele assumiu o controlo do Strandhotel de Logerij, enfrentou o desafio de construir um negócio hoteleiro a partir do zero. Sem qualquer experiência anterior em hotelaria, precisava de uma solução abrangente para gerir as operações de forma eficiente.

Principais realizações do RoomRaccoon:

• 90% das reservas pagas antecipadamente: Ao implementar o sistema de pagamento integrado da RoomRaccoon, Jean-Paul assegurou que a maioria dos hóspedes pagava total ou parcialmente antes da chegada. Esta abordagem reduziu significativamente as não comparências e melhorou o fluxo de caixa.
• Mais de 10 horas poupadas por mês: A automatização dos processos de pagamento eliminou a necessidade de reconciliação manual, poupando tempo valioso que poderia ser redireccionado para melhorar a experiência dos hóspedes.
• Eficiência operacional melhorada: Com os pagamentos ligados diretamente às reservas, o pessoal da receção já não precisava de controlar manualmente as transacções, reduzindo os erros e simplificando os procedimentos de check-in.

A experiência de Jean-Paul demonstra como a utilização das soluções de pagamento da RoomRaccoon pode transformar as operações hoteleiras, especialmente para hoteleiros independentes que procuram otimizar os seus fluxos de receitas e fluxos de trabalho operacionais.

Conduzir diretamente com o Google e o RoomRaccoon

Reduzir a dependência das OTA não se trata apenas de mudar a forma como é pago, mas também de mudar a forma como os hóspedes o encontram e reservam. É aí que entra o Google Hotel Ads.

Quando combinado com o RoomRaccoon Payments, o Google Hotel Ads permite que os hotéis independentes sejam proprietários de todo o percurso do hóspede, desde a descoberta até ao pagamento, reduzindo os custos em cada etapa.

Veja como funciona:

• Tráfego direto, controlo direto: O Google Hotel Ads direciona o tráfego qualificado diretamente para o seu motor de reservas através da Pesquisa Google e do Google Maps. Está listado ao lado das principais OTAs, mas quando um hóspede clica no seu anúncio, a reserva é efectuada no seu Web site e não no deles.
• Comissões mais baixas, margens mais elevadas: Ao contrário das OTAs que cobram 15-25%, o Google Hotel Ads oferece uma comissão mais baixa, baseada no desempenho, e apenas quando o hóspede fica efetivamente alojado. Isto significa que mais receitas ficam consigo, desde o primeiro dia.
• Experiência integrada do hóspede: Os hóspedes reservam diretamente, pagam através da RoomRaccoon e recebem comunicações da sua equipa e não de terceiros. Isto significa melhores oportunidades de upsell, acesso total aos dados dos hóspedes e uma experiência mais pessoal desde o início.
• Fluxo de caixa melhorado: Com os pagamentos processados instantaneamente através da RoomRaccoon, não está à espera de pagamentos OTA ou a lidar com cartões virtuais. A transação e o prazo são seus.

Juntos, o Google Hotel Ads e o RoomRaccoon formam um poderoso ecossistema para hoteleiros independentes. Um traz-lhe o hóspede. O outro dá-lhe o controlo das receitas. É assim que pode expandir o seu canal direto de forma rentável.

Caso de utilização: O que parece na prática

A transformação:
Você passa de destinatário passivo a operador ativo. Dos atrasos da OTA ao controlo do fluxo de caixa. De pagamentos fragmentados para um processo simplificado e rentável.

Conclusões rápidas

Se se lembrar de apenas uma coisa, que seja isto: A conveniência da OTA tem um custo elevado a nível financeiro e operacional. Eis o que o RoomRaccoon o ajuda a conseguir:

• Acabe com os pagamentos em excesso: Elimine comissões, encargos VCC e atrasos nos pagamentos.
• Melhore o fluxo de caixa: Receba o pagamento antes da chegada do hóspede, e não semanas depois de ele sair.
• Fique com os dados dos seus hóspedes: Faça reservas diretas e vendas adicionais com confiança.
• Proteja as suas receitas: Pré-autorize, reembolse ou cobre a não comparência nos seus termos.
• Ganhe mais com cada reserva: Combine os pagamentos RoomRaccoon com o Google Hotel Ads para criar um motor de receitas direto e autossustentável.

As OTAs ainda têm o seu lugar; são óptimas para aumentar a visibilidade e encher quartos. Mas não devem controlar as suas relações com os hóspedes nem fazer das suas receitas reféns.

Com prazos de entrega médios de 24 a 51 dias e cortes nas comissões até 25%, a dependência total das OTA cria uma lacuna dispendiosa no fluxo de caixa. Se acrescentarmos a falta de dados sobre os hóspedes e o controlo limitado dos pagamentos, é evidente que o modelo já não funciona a seu favor.

O RoomRaccoon inverte o guião.
Dá-lhe as ferramentas para ser pago mais rapidamente, envolver-se de forma mais inteligente e operar com total transparência. E, quando combinado com o Google Hotel Ads, desbloqueia um motor de reservas diretas que reduz os custos, aumenta as receitas e lhe devolve o controlo.

Deixe as OTAs fazerem o que sabem fazer melhor – visibilidade. Mas assuma a responsabilidade pelo resto.