O seu hóspede já pagou. Então porque é que a sua equipa ainda trata da gestão de pagamentos?

Há um momento no check-out que a maioria dos hotéis conhece demasiado bem.

O hóspede está na receção. A estadia terminou. O pagamento com cartão é processado. E, de alguma forma, o trabalho ainda não está realmente concluído.

Alguém ainda tem de verificar a reserva. Ou atualizar a fatura. Ou garantir que o pagamento ficou registado no sítio certo.

Não é que algo esteja a funcionar mal. É apenas trabalho administrativo. Mas quando isto acontece vezes sem conta, depois de cada check-out, de cada extra e de cada pagamento de um cliente walk-in, deixa de ser uma coisa pequena.

E, em época alta, o trabalho administrativo tem o hábito de aparecer precisamente no pior momento.

O pagamento quase nunca é o problema

A maioria dos hotéis consegue aceitar pagamentos sem dificuldade. O terminal funciona. O hóspede paga. O recibo é impresso. Todos seguem em frente.

O verdadeiro atrito começa, muitas vezes, depois do pagamento. Se alguém ainda tiver de verificar, associar, lançar, reconciliar ou explicar esse pagamento mais tarde, a equipa continua a carregar esse fardo.

É essa a diferença entre um pagamento que acontece ao lado do seu sistema hoteleiro e um pagamento que acontece dentro dele. Um faz o dinheiro entrar. O outro ajuda a eliminar o trabalho manual à volta desse pagamento.

É aí que está o verdadeiro valor. Não em acrescentar mais tecnologia, mas em remover os pequenos passos em que a sua equipa não deveria ter de pensar.

“Funciona” nem sempre chega

Um processo de pagamento pode funcionar tecnicamente e, ainda assim, custar-lhe tempo todos os dias.

Se a sua equipa ainda introduz valores manualmente, alterna entre sistemas, verifica se algo foi lançado corretamente ou faz acertos no fim do dia, o processo está a fazer apenas metade do trabalho.

Uma verificação manual de pagamento pode demorar apenas 30 segundos. Multiplique isso por 20 pagamentos por dia e está a olhar para 10 a 20 minutos de trabalho extra. Ao longo de uma semana, isso transforma-se em horas. Ao longo de um mês, pode representar um dia inteiro de trabalho.

Já vimos clientes RoomRaccoon pouparem mais de 10 horas por mês quando mais pagamentos passam pelo sistema integrado RaccoonPay e pela RaccoonCardMachine. Não é um número mágico. É simplesmente o que acontece quando os passos manuais deixam de fazer parte do dia a dia.

A pior parte? Muitas vezes, nem parece trabalho extra. Parece normal. E isso costuma ser um sinal claro de que vale a pena corrigir o processo.

O custo oculto está na carga mental

O tempo é fácil de medir. A carga mental é mais subtil.

É aquela pequena checklist que fica a correr em segundo plano enquanto a sua equipa tenta concentrar-se nos hóspedes. Já cobramos aquele quarto? Porque é que este pagamento não está onde eu esperava encontrá-lo?

Ninguém escreve “preocupar-se em silêncio com pagamentos” numa descrição de funções, mas muitas equipas hoteleiras fazem-no na mesma.

Um fluxo de pagamentos mais simples não é apenas uma melhoria operacional. Também cria uma receção mais tranquila. E os hóspedes notam essa tranquilidade.

Pequenas falhas nos pagamentos criam momentos desconfortáveis

A maioria dos erros de pagamento é pequena. O valor errado. O quarto errado. Um extra em falta. Um pagamento que foi processado, mas não aparece onde a equipa esperava vê-lo.

O problema não é o erro em si. É o momento em que aparece. Normalmente, à frente do hóspede.

Ninguém quer dizer: “Desculpe, vou só confirmar se já lhe cobrámos isto.” E ninguém quer que o fecho do dia pareça trabalho de detetive com má iluminação.

Quanto menos passos manuais houver à volta de um pagamento, menor é a probabilidade destes momentos acontecerem.

O seu dashboard deve ajudar a detetar problemas mais cedo

Um dashboard de pagamentos não deve ser apenas o sítio onde vai quando algo já correu mal.

Bem utilizado, dá à sua equipa uma visão rápida do que entrou, do que precisa de atenção e do que já pode ficar encerrado. Também permite que as pessoas certas vejam a atividade de pagamentos dentro da RoomRaccoon, sem precisarem de aceder a um dashboard de pagamentos externo cheio de informação de que talvez não necessitem.

Não é um passatempo. Não é mais um sistema para vigiar. É apenas uma visão diária mais clara, que ajuda a sua equipa a identificar problemas mais cedo e a continuar o dia.

Para os passos práticos, este guia do centro de ajuda explica como utilizar a Visão Geral dos Pagamentos RaccoonPay no dia a dia.

E também a proteger a receita que já ganhou

A administração de pagamentos também pode custar-lhe dinheiro em silêncio. Chargebacks que não são contestados, cartões virtuais que exigem acompanhamento, pequenos problemas que se acumulam. É no dashboard que os identifica mais cedo.

Para a parte prática, comece pelo guia do Dashboard de Disputas e Chargebacks. Se o seu hotel trabalha com pagamentos de OTA e cartões de crédito virtuais, também vale a pena guardar nos favoritos as Perguntas frequentes sobre Cartões de crédito virtuais (VCC).

Se já tem as ferramentas, deixe-as fazer mais do trabalho

Se o seu hotel já utiliza o RaccoonPay e a RaccoonCardMachine, a oportunidade não está em acrescentar algo novo. Está em retirar mais valor do que já tem.

Antes da época alta, essas pequenas ineficiências tornam-se subitamente muito visíveis.

Para o guia prático sobre como aceitar pagamentos, incluindo as diferentes formas de o fazer, consulte: Como aceitar pagamentos com o RaccoonCardMachine.

Menos gestão de pagamentos. Mais hotel.

A maioria dos hotéis não precisa de mais complexidade. Precisa de menos pequenas coisas que atrapalham a experiência do hóspede.

Menos verificações manuais. Menos pontas soltas. Menos momentos de “já cobramos isto?”.

Esse é o verdadeiro valor dos pagamentos integrados. Não é apenas aceitar o pagamento. É concluir o trabalho.

Se já utiliza o RaccoonPay e uma RaccoonCardMachine, trata-se de tirar mais partido da configuração que já tem. Se ainda não utiliza, é uma boa forma de perceber o que os pagamentos integrados foram concebidos para eliminar: menos trabalho manual e menos atrito na operação diária do hotel.