Processamento de pagamentos de hotéis

Fevereiro 1, 2024 Nicky. M
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Os hotéis, tal como muitas empresas, efectuam pagamentos diariamente. Mas, ao contrário da maioria das empresas, os hotéis enfrentam desafios únicos no que diz respeito aos pagamentos e à receção de fundos. Por exemplo, recebem pagamentos através de canais de terceiros, como agências de viagens online (OTAs). Também lidam com coisas como pré-pagamentos e pagamentos online e no local, e a natureza do seu negócio torna-os mais propensos a estornos.

É muita coisa, não é? E ainda nem sequer falámos de metade.

Neste blogue, exploramos os prós e contras de um processamento de pagamentos hoteleiros sem falhas – desde a pré-estadia até à pós-estadia. Descubra porque é que acertar na estratégia de pagamento do seu hotel desde o início não só é bom para as receitas, como também é a chave para transformar a experiência dos seus hóspedes e garantir operações sem problemas para o seu negócio.

 

Índice:

O que são os pagamentos RoomRaccoon?
Quais são os principais métodos de pagamento dos hotéis?
Quais são as principais taxas envolvidas no processamento de pagamentos de hotéis?
Como manter os seus pagamentos de hotel seguros e protegidos
Benefícios dos pagamentos integrados de hotéis
Como fazer com que os pagamentos integrados funcionem para o seu hotel

O que são os pagamentos RoomRaccoon?

Processamento de pagamentos de hotéis | RaccoonPay

O RoomRaccoon Payments é um sistema de processamento de pagamentos de hotéis totalmente integrado e compatível com PCI, concebido especificamente para hoteleiros. Oferece opções de pagamento personalizáveis para apoiar, simplificar e elevar as viagens únicas dos hóspedes de hotéis independentes– desde a reserva até ao check-out.

Ao contrário de um sistema autónomo, liga perfeitamente os pagamentos ao resto das operações do seu hotel, permitindo fluxos de trabalho automatizados, reconciliação sem esforço e relatórios precisos – tudo a funcionar em perfeita harmonia.

Quer se trate de pagamentos VCC, pedidos de pagamento online ou transacções do motor de reservas do website, o nosso portal de pagamentos para hotéis proporciona uma experiência de pagamento unificada, reunindo todos os dados de pagamento numa plataforma de fácil utilização.

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Quais são os principais métodos de pagamento dos hotéis?

Os métodos de pagamento mais populares para hotéis variam consoante a região, o mercado e as preferências dos hóspedes. De seguida, exploramos algumas das opções mais utilizadas:

  • Cartões de débito e de crédito
  • Cartões de crédito virtuais (VCCs)
  • Dinheiro
  • Carteiras digitais
  • Pontos de venda (restaurante, spa)
  • Pré-pagamentos
  • Carteiras virtuais

 

1. Cartões de débito e de crédito

Existem três tipos principais de transacções de pagamento com cartão: pagamentos com cartão presente (CP), pagamentos sem cartão presente (CNP) e pagamentos sem contacto.

Transacções CP

Os pagamentos com cartão presente significam que o hóspede está fisicamente presente no hotel e utiliza o seu cartão de crédito para efetuar um pagamento, inserindo-o ou passando-o por cima do cartão. O hóspede pode também ter de introduzir o seu PIN para concluir a transação.

Transacções CNP

Os pagamentos com cartão não presente significam que o hóspede não está fisicamente presente no hotel. Incluem os pagamentos em linha através do seu motor de reservas ou de outras plataformas em linha e os pagamentos MOTO (mail-order/telephone-order), em que o hóspede partilha os dados do cartão por correio eletrónico ou telefone.

Pagamentos sem contacto

Os pagamentos sem contacto permitem aos clientes pagar sem interagir com o terminal de pagamento. Basta que o cliente coloque o seu cartão ou smartphone equipado com uma carteira móvel sobre o terminal, que lê e transfere de forma segura as informações encriptadas

 

2. Cartão de crédito virtual (VCC)

Um VCC é um número de cartão de crédito temporário emitido por um banco. Permite aos clientes e às empresas efetuar pagamentos online sem revelar os dados reais do cartão. As OTAs como a Booking.com e a Expedia utilizam frequentemente VCCs para enviar pagamentos aos hotéis.

Os VCCs são emitidos para uma transação específica de um montante específico e têm uma data de ativação associada.

 

3. Dinheiro

As transações em dinheiro tornaram-se cada vez mais raras na indústria hoteleira, mas continuam a ser a opção preferida de alguns hóspedes. Por exemplo, um inquérito realizado em 2022 pela Statista revelou que 48% dos viajantes de todo o mundo ainda optam por utilizar dinheiro nos seus alojamentos em hotéis, com preferências ainda mais elevadas em áreas como a Ásia-Pacífico (57%) e o Médio Oriente e África (51%).

 

4. Carteiras digitais

Muitas pessoas estão a trocar os cartões físicos pelos seus telemóveis, utilizando tecnologias como o Apple Pay, o Google Pay e o Samsung Pay. Uma carteira móvel ou digital é uma aplicação que armazena de forma segura as suas informações de pagamento, transformando o seu telemóvel numa ferramenta de pagamento conveniente.

 

5.Ponto de venda

Um sistema de ponto de venda (POS)que é frequentemente confundido com um ponto de interação (POI), refere-se a uma área designada onde se realizam transacções de pagamento. Normalmente, envolve a utilização de dispositivos como leitores de códigos de barras ou caixas registadoras. Num hotel, um exemplo de uma área deste tipo é a receção durante o check-out.

Um POI, por outro lado, é um dispositivo de pagamento que facilita a comunicação entre o cartão do titular e o dispositivo, utilizando tecnologias como bandas magnéticas, chips ou aplicações móveis.

 

6. Pré-pagamentos

Receber pagamentos antecipados ajuda a melhorar o fluxo de caixa e reduz o risco de cancelamentos de última hora ou de não comparência. Os hotéis que captam reservas através do seu sítio Web beneficiam destas vantagens cobrando o montante total ou parcial no momento da reserva.

 

7. Carteiras virtuais

Os perfis dos clientes são um tesouro de detalhes dos hóspedes, desde o histórico de reservas até às preferências pessoais. Agora, com as carteiras virtuais, também podem armazenar de forma segura depósitos para futuras reservas,

 

Quais são as principais taxas envolvidas no processamento de pagamentos de hotéis?

Os pagamentos online estão a mudar a forma como os hotéis funcionam, tornando mais fácil, rápido e seguro para os hóspedes reservarem as suas estadias. Embora a conveniência tenha os seus custos, é um pequeno preço a pagar pelas experiências perfeitas que os
serviços de pagamento oferecem.

Nos bastidores, colabora uma rede de intervenientes dedicados, cada um contribuindo com a sua experiência para garantir que as nossas interações financeiras são suaves e eficientes.

Existem 3 tipos principais de taxas de processamento de cartões de crédito:

  1. A taxa de intercâmbio ié uma taxa imposta pelo banco emissor do seu hóspede por cada transação com cartão de crédito. Esta taxa é transmitida ao seu processador de pagamentos, que depois lhe cobra a si, o comerciante, com base num cálculo que inclui uma percentagem da venda e taxas fixas. O montante não é negociável e representa um custo associado à aceitação de pagamentos com cartão de crédito. Essencialmente, paga o preço pela conveniência e segurança do processamento de transacções com cartão de crédito na sua empresa.
  2. Uma taxa de avaliação é um pagamento que as redes de cartões de crédito cobram por serviços relacionados com as operações de rede. Estes serviços incluem a garantia de conformidade com a PCI, entre outros. As taxas são transferidas das redes de cartões de crédito para si, o comerciante, e são calculadas com base em vários factores. Estas taxas contribuem para a estrutura que permite à sua empresa aceitar pagamentos com cartão de crédito de forma segura.
  3. As taxas do processador de pagamentos e do gateway referem-se aos custos dos fornecedores de serviços para o processamento de pagamentos electrónicos. Estas taxas incluem taxas mensais e por transação, e os fornecedores podem também cobrar taxas adicionais pela instalação, aluguer de terminais e processamento de estornos. Embora algumas taxas fixas possam ser negociáveis, as taxas mensais e por transação são normalmente fixas. Estas taxas reflectem as despesas relacionadas com a utilização da infraestrutura e dos serviços fornecidos pelas entidades de processamento de pagamentos.

 

Como o RoomRaccoon mantém as taxas de transação dos hotéis flexíveis

 

Combinado VS Intercâmbio Plus Plus

A RoomRaccoon Payments oferece dois modelos de preços de pagamento amplamente utilizados, Blended Rates e Interchange Plus Plus. . The main difference between the two is the level of transparency in the billing process.

Cada modelo tem os seus próprios benefícios únicos, que iremos analisar de seguida:

Exemplo de taxas de intercâmbio plus plus vs. taxas combinadas

 

Intercâmbio ++

 

O modelo de preços Interchange Plus Plus oferece transparência ao separar a taxa de processamento do cartão em três taxas distintas. Isto permite que os hotéis compreendam claramente os encargos em que estão a incorrer:

  • Taxa de intercâmbio: Durante as transacções com cartão, o banco do titular do cartão cobra ao adquirente ou ao banco do comerciante pelo processamento do pagamento.
  • Comissão do sistema de cartões: Os sistemas de cartões (Visa ou Mastercard) cobram ao banco do comerciante uma comissão pela utilização dos seus sistemas e redes.
  • Taxa de processamento: A taxa de processamento é o custo que o prestador de serviços de pagamento cobra à empresa pela utilização dos seus serviços.

 

Preços combinados

 

O modelo de preços combinados inclui os três tipos de taxas que discutimos acima, fundindo-os perfeitamente num custo único. Isto significa que um hotel não poderá saber exatamente quanto está a pagar pelas taxas individuais de intercâmbio, esquema de cartões e processamento.

No entanto, torna mais fácil para o hotel prever as suas despesas para um tipo específico de transação e planear o seu orçamento mensal. O modelo de preços pode cobrar uma taxa fixa por transação ou oferecer taxas diferentes consoante o tipo de cartão de pagamento utilizado ou o número de transacções processadas. As taxas combinadas são também mais económicas para os hotéis que processam muitos pagamentos internacionais.

Como manter os seus pagamentos de hotel seguros e protegidos

 

De acordo com o relatório 2024 Hospitality Report da Adyen, 72% dos hóspedes se preocupam com o risco de fraude no momento da reserva e 50% dos hotéis relataram um aumento nas tentativas de fraude de pagamento no ano passado.

Com as suas transacções de elevado valor, a indústria hoteleira é um alvo privilegiado para os autores de fraudes e cibercriminosos, que conseguem quebrar as defesas básicas online.

Para garantir a segurança dos seus pagamentos hoteleiros, recomenda-se a utilização de um sistema de processamento de pagamentos hoteleiros que cumpra as normas de segurança do sector e incorpore as mais recentes ferramentas de proteção contra a fraude, incluindo:

  • Conformidade com PCI: Garante que o sistema cumpre as normas de segurança de dados da indústria de cartões de pagamento, salvaguardando os dados do titular do cartão.
  • Tokenização de pagamentos: Substitui as informações sensíveis do cartão por um identificador único ou “token”, reduzindo o risco associado a violações de dados.
  • 3D Secure 2.0: Adiciona uma camada extra de autenticação para transacções online, ajudando a evitar pagamentos não autorizados.
  • Chargeback dashboard:Provides tools to manage and dispute chargebacks effectively, minimizing potential revenue loss.
  • Painel de controlo de estornos: Fornece ferramentas para gerir e contestar os estornos de forma eficaz, minimizando a potencial perda de receitas.
  • Ligações de pagamento seguras para hóspedes: Crie ligações de pagamento seguras para reservas ou custos adicionais, reduzindo a necessidade de os hóspedes partilharem os dados do cartão.
  • Pagamentos integrados: Crie ligações de pagamento seguras para reservas ou custos adicionais, reduzindo a necessidade de os hóspedes partilharem os dados do cartão.

 

Saiba mais sobre a segurança dos pagamentos de hotéis com o RoomRaccoon.

Benefícios dos pagamentos integrados de hotéis

31% dos hotéis afirmam que a reconciliação e as tarefas administrativas relacionadas estão a prejudicar as suas ambições comerciais. Muitos hoteleiros continuam a debater-se com sistemas operacionais desconexos, especialmente quando as soluções de pagamento e property management systems (PMS) fail to work seamlessly together.

Esta falta de integração obriga-os a gastar tempo excessivo a reconciliar pagamentos, impossibilitando a oferta de uma experiência de hóspede sem descontinuidades e interligada, em que os pagamentos são integrados sem esforço na viagem do hóspede.

Como é que a integração dos pagamentos do seu hotel pode transformar o seu negócio?

Vamos explorar os principais benefícios dos sistemas de pagamento integrados para hotéis:

 

1. Encantar os hóspedes

O estudo da Amadeus destaca que as opções de pagamento flexíveis aumentam significativamente a satisfação dos hóspedes. Com os pagamentos integrados, pode incorporar facilmente os pagamentos na viagem do hóspede. Não há receção? Adicione um link de pagamento seguro às instruções de check-in on-line para estadias mais tranquilas e menos aborrecimentos. Lida com muitos pedidos de informação dos hóspedes? Envie um documento de proposta de reserva que é automaticamente sincronizado com o seu calendário de reservas e, assim que o pagamento for recebido, a reserva é confirmada.

 

2. Pagamentos mais rápidos e sem fricção

Quando o seu sistema de processamento de pagamentos não está integrado no seu PMS, os hóspedes podem deparar-se com processos de pagamento inconvenientes, tais como serem redireccionados para sites de terceiros. Isto cria uma experiência desarticulada e potenciais atrasos. Uma solução integrada também captura e armazena os detalhes de pagamento durante o check-in ou a reserva de forma segura. Isto simplifica os pagamentos futuros e melhora a experiência dos hóspedes e do pessoal.

 

3. Menos erros na introdução de dados

A introdução manual dos dados do cartão aumenta a probabilidade de cometer erros e resulta em taxas e estornos mais elevados. Por outro lado, um sistema integrado de processamento de pagamentos minimiza os erros na introdução de dados e nos cálculos, libertando o pessoal do ónus de retificar problemas. Consequentemente, é possível confiar na exatidão dos relatórios gerados pelo sistema.

 

4. Simplificar a reconciliação para poupar tempo

Com os pagamentos integrados do hotel, a reconciliação torna-se fácil. Os pagamentos são automaticamente associados ao perfil de um hóspede no seu PMS, pelo que não é necessário transferir manualmente os dados ou criar facturas. Tudo está ligado, facilitando o acompanhamento das transacções e a resolução de problemas de pagamento num único local. Isto significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo para se concentrar na gestão do seu hotel.

Leia como Julia, a Diretora Geral do Edgartown Commons, poupa 7 horas por semana com pagamentos integrados.

 

5. Reduzir os custos e maximizar as receitas

Embora as taxas de processamento de cartões de crédito possam parecer uma despesa adicional, são muitas vezes compensadas pelas receitas obtidas com a satisfação das preferências dos hóspedes. Com 68% dos hóspedes a escolherem métodos de pagamento online, oferecer soluções integradas ajuda-o a obter mais reservas e receitas. Além disso, um processo de pagamento sem problemas pode incentivar os hóspedes a gastar mais em extras, como actualizações ou suplementos, aumentando ainda mais as suas receitas.

 

Como fazer com que os pagamentos integrados funcionem para o seu hotel

motor de reservas roomraccoon

 

Nem todas as empresas de alojamento fazem as coisas da mesma maneira… e isso é bom! A beleza dos hotéis independentes é que não tem de seguir a multidão.

No entanto, é importante ter a flexibilidade de escolher os canais de pagamento que funcionam para a sua jornada única de hóspedes. Depender de um canal de pagamento pode tornar o seu negócio vulnerável a interrupções.

A RoomRaccoon Payments oferece uma variedade de formas de cobrar pagamentos em todas as fases do percurso do hóspede. Veja as opções.

 

1. Sítio Web do hotel

O Relatório de Canais de Reserva 2024 da RoomRaccoon afirma que mais de metade de todas as reservas provêm de sítios Web de hotéis. Como cada vez mais viajantes preferem reservar diretamente, é vital processar os pagamentos do hotel através do seu website. Isso também traz muitos benefícios:

  • Melhoria do fluxo de caixa com pagamentos antecipados
  • Maior despesa dos hóspedes em suplementos e pacotes especiais.
  • Aumento das receitas devido à poupança de dinheiro em comissões.
  • Maior controlo sobre a experiência e os dados dos hóspedes.

 

Faça uma visita interactiva ao motor de reservas da RoomRaccoon para ver os pagamentos sem esforço em ação.

 

2. Check-in e check-out online

O check-in online é uma obrigação para os hotéis modernos. É vital para aparthotéis e apartamentos com serviços que não têm balcões de atendimento. Este processo permite a recolha direta dos dados e pagamentos dos hóspedes antes da chegada.

Com o RoomRaccoon, também pode simplificar as partidas com um processo de check-out automatizado. Os hóspedes recebem uma ligação de pagamento segura para liquidar qualquer saldo pendente antes de partirem.

Além disso, o RoomRaccoon eleva o check-in online a um novo patamar. Permite-lhe vender serviços extra através de um menu digital de serviço ao hóspede. This unlocks new revenue and improves the guest experience.

 

3. Na propriedade

A maioria dos hotéis continua a aceitar pagamentos na propriedade, oferecendo aos hóspedes a flexibilidade de pagar as suas contas durante a estadia. No entanto, os métodos de pagamento estão a mudar para opções digitais, como carteiras móveis.

Para acomodar as preferências dos hóspedes, o RaccoonCardMachine oferece tap-and-go, Samsung Pay e Apple Pay. Também é totalmente integrado ao PMS da RoomRaccoon, portanto, a entrada manual é coisa do passado.

Outro grande problema de processamento de pagamentos para os hotéis é a gestão de pagamentos de spas, restaurantes e outros pontos de venda. Os hóspedes esperam liquidar tudo numa única fatura fácil. O Hub de Integrações do RoomRaccoon permite-lhe ligar-se aos principais fornecedores de POS. Esta integração permite-lhe lançar cobranças de outras instalações de que os hóspedes usufruem no seu PMS RoomRaccoon. Simples e eficiente!

 

4. Ligações de pagamento digital

Uma ligação de pagamento digital é uma ligação segura e clicável enviada aos seus convidados, permitindo-lhes efetuar pagamentos online de forma rápida e conveniente. Elimina a necessidade de passar o cartão pessoalmente ou de efetuar transferências bancárias manuais. Pode partilhar a ligação por e-mail, SMS ou WhatsApp, dando aos hóspedes a flexibilidade de pagar a partir de qualquer lugar.

 

5. Documento de pedido de proposta (RFP)

Embora as reservas online sejam dominantes, os hotéis continuam a receber pedidos de informação ocasionais por telefone ou e-mail – especialmente para reservas especiais, como reservas de grupos ou eventos.

É aí que entra em cena uma RFP (Request for Proposal). Um RFP é essencialmente uma reserva provisória, permitindo-lhe enviar uma proposta personalizada ao hóspede. Para confirmar a reserva, inclua um link de pagamento seguro na proposta, facilitando ao hóspede o pagamento e a finalização da reserva.

Saiba mais sobre como transformar pedidos de informação em reservas diretas com o RoomRaccoon.

 

6. Carteira virtual

A Carteira Virtual é uma funcionalidade de destaque do sistema integrado de processamento de pagamentos da RoomRaccoon, concebida para simplificar o tratamento de pré-pagamentos e depósitos antecipados. Eis como ajuda:

Para locais de casamento

Gerir grandes pré-pagamentos de casais de noivos pode ser um desafio, especialmente quando os fundos não estão imediatamente ligados a uma reserva ou excedem o total da reserva. Com a Carteira virtual, pode:

  • Recolha estes fundos de forma segura através do RoomRaccoon Payments.
  • Adicione manualmente as transferências bancárias recebidas para um controlo preciso.
    Isto garante que todos os pagamentos são registados em segurança e estão prontos para serem atribuídos quando necessário.

Para acordos empresariais

Os hotéis celebram frequentemente acordos corporativos em que as empresas pagam um montante fixo antecipadamente para ser utilizado em reservas ao longo do ano. Com a Carteira Virtual, pode:

  • Acompanhe facilmente o crédito restante para cada cliente empresarial.
  • Veja o saldo restante diretamente no perfil do cliente e associe-o a reservas individuais.

Reembolsos em caso de anulação

Um cenário comum para os hoteleiros é quando um hóspede cancela uma reserva pré-paga e, em vez de emitir um reembolso, o hoteleiro oferece o pré-pagamento como crédito para uma estadia futura.

 

7. Painel de controlo dos cartões de crédito virtuais (CCV)

A utilização de um sistema de pagamento nativo, como o RoomRaccoon Payments, tem grandes vantagens. Integra-se perfeitamente com o seu gestor de canais e outros sistemas. Uma funcionalidade de destaque é o VCC Dashboard, concebido para simplificar o manuseamento de cartões de crédito virtuais (VCCs) de OTAs.

Com o Painel de Controlo VCC intuitivo da RoomRaccoon, pode:

  • Visualize instantaneamente as reservas, as datas de expiração, os canais de reserva associados e os montantes de pagamento num único local.
  • Os cartões de crédito virtuais são importados em segurança pelo gestor de canais e armazenados para fácil acesso.
  • Programe o carregamento automático dos VCCs na data de ativação, garantindo que os pagamentos são processados atempadamente sem esforço manual ou prazos perdidos.

 

8. Painel de controlo de estornos

Os estornos são uma realidade infeliz, mas a sua gestão não tem de aumentar o incómodo. Com o RoomRaccoon Payments, tem acesso a um Painel de Controlo de Estornos dedicado
, concebido para simplificar o processo e aliviar o fardo.

Eis como ajuda:

  • Responder a estornos de forma eficiente com todas as ferramentas necessárias num único local.
  • Arquivar a documentação sem problemas, sem a necessidade de e-mails de ida e volta ou envios manuais.
  • Monitorizar o progresso dos seus litígios e manter-se atualizado sobre o seu estado num relance.

 

9. Dinheiro

Para acomodar os hóspedes que preferem pagamentos em dinheiro, o RoomRaccoon Payments inclui uma funcionalidade de gaveta de dinheiro, que permite aos hotéis acompanhar e registar facilmente as transacções em dinheiro no sistema.

 

10. Reembolsos

Reembolsos rápidos e sem complicações deixam uma boa impressão duradoura nos seus hóspedes. As ineficiências do sistema podem causar atrasos e frustrações. Um sistema integrado torna os reembolsos simples. Basta navegar até à reserva do hóspede, clicar no botão “Reembolso” e selecionar o montante a processar. É assim tão fácil!

Simplifique os pagamentos – reserve uma demonstração hoje mesmo!

Os pagamentos são parte integrante das operações hoteleiras, mas são frequentemente tratados como uma entidade separada, o que leva a fricções, custos acrescidos e hóspedes frustrados.

O RoomRaccoon Payments simplifica os seus processos e fornece relatórios claros e fiáveis. Reserve uma demonstração e experimente-a gratuitamente durante 30 dias– não são necessários dados de pagamento.

 

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Nicky. M

Nicky is RoomRaccoon's Senior Content Manager, combining a love for travel with a practical approach to improving hotel performance through tech and insightful tips. Join her journey where travel, hospitality, and technology meet.

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